Le fichier des écritures comptable, (en abrégé FEC) est un fichier informatique dont la structure est imposée par le code général des impôts, à toutes les entreprises françaises qui tiennent leur comptabilité sur un système informatisé.
Le FEC, une obligation légale quand la comptabilité est tenue sur ordinateur
Peu importe que les revenus de l’entreprise soient soumis à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu, dès que ces revenus relèvent soit de la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) soit des bénéfices non commerciaux (BNC) ou encore des bénéfices agricoles (BA), la capacité à délivrer le FEC est obligatoire sous peine d’amende et de taxation d’office au motif de comptabilité jugée non conforme par l’Administration. En pratique, votre logiciel de comptabilité doit pouvoir générer ce fichier, qui devra être transmis à l’administration fiscale, en réponse à une demande d’information de sa part ou lors d’un contrôle fiscal. Ce fichier a été standardisé afin que les agents du fisc puissent charger votre comptabilité sur leur propre système informatique à des fins d’examen ou de contrôle.
Qui est dispensé du FEC ?
Tous ceux qui peuvent alléguer d’obligations comptables simplifiées, sont dispensés de fournir un fichier des écritures comptables, quand bien même leur comptabilité est tenue sur un logiciel. Il en est ainsi notamment :
- des micro-entrepreneurs
- des sociétés civiles immobilières (SCI) dont les bénéfices sont imposés comme revenus fonciers, dans le chef de leurs associés, tous personnes physiques.
Que contient le Fichier des Ecritures comptables ?
Le FEC contient toutes les écritures comptables validées dans votre comptabilité au cours d’une période comptable, après avoir été saisies dans les journaux comptables. Il permet à l’Administration de traiter plus rapidement et plus finement les dossiers comptables des entreprises et des professionnels.
On l’a dit, le FEC contient toutes les écritures comptables définitivement validées dans le logiciel de comptabilité. Aussi, nous vous recommandons de valider régulièrement vos écritures. En, effet, lorsque vous les saisissez en mode « brouillard », les opérations restent modifiables. Or, les écritures comptables étant, par principe essentiel, inaltérables, il convient de les graver dans le marbre par leur validation définitive dans le logiciel de comptabilité.
Tous les logiciels qui permettent de générer le FEC permettent la validation des écritures comptables
Donc, lorsque vous êtes amenés à choisir un logiciel qui répondent aux prescrits légaux, vous savez ce que vous devez absolument vérifier !
Pour éviter tout litige ultérieur aux déclarations fiscales (IR ou IS) et aux déclarations de TVA que votre entreprise envoie à l’Administration, il est recommandé que la date de validation des écritures qui ont abouti à ces données déclaratives ne soit jamais postérieure à la date des déclarations. La date de validation de chaque écriture étant reprise dans le FEC, celui-ci permettra de prouver au fisc que vous n’avez pas apporté de modification à vos comptes après avoir remis vos déclarations fiscales ou TVA.
Conservez vos FEC comme vous gardez vos archives comptables
Conservez le Fichier des Ecritures Comptables aussi longtemps que tous les autres éléments attestant de la régularité de votre comptabilité est essentiel, compte tenu des risques encourus si vous êtes incapable de le fournir. L’idée est de sauvegarder et de veiller à garder en sécurité au moins le FEC correspondant, pour chaque année, aux écritures justifiant la déclaration fiscale annuelle.
Optimisez vos enregistrements comptables
Le fisc va se servir du FEC pour demander la production de certaines pièces justificatives. Nous vous recommandons de saisir systématiquement les numéros des pièces comptables, pour pouvoir passer aisément du listing comptable à vos classeurs de documents.
Le FEC pour prouver votre bonne foi
Le recours au fichier des écritures comptables est en place pour accélérer et faciliter les contrôles de comptabilité. Si vous voulez bénéficier d’une présomption de bonne foi, sachez documenter votre FEC, si vous pensez que la lecture de vos comptes peut être considérée comme atypique par le contrôleur, par exemple en raison de procédures comptables ou de nomenclatures spécifiques dans votre entreprise.
