Le concept de délégation est indissociable de la notion de pouvoir. Le type de délégation et les modes de contrôle pratiqués dans l'entreprise sont la signature du fonctionnement global de l'organisation et du principe de management. Ils définissent précisément le processus de prise de décision et permettent ainsi de mieux cadrer la conception du système décisionnel.
Le fractionnement du pouvoir est la plus sûre manière d'en empêcher l'abus. Maurice Druon "Le pouvoir"
Qu'est-ce que le pouvoir ?
La notion de pouvoir sur autrui est étroitement liée à celle de hiérarchie. Il existe Il existe pourtant diverses formes de pouvoir. L'autorité officielle n'est qu'une de celles-ci.
Disposer d'un pouvoir sur autrui, c'est être en mesure de faire adopter aux autres un comportement ou un mode de réflexion précis.
Là encore, la contrainte n'est qu'une des formes de l'exercice du pouvoir sur autrui. Le pouvoir d'influence est tout autant significatif. Le pouvoir véritable n'est pas toujours détenu par celui qui officiellement dispose de la charge. Ainsi, les décisions prises peuvent être influencées de différentes façons.
La délégation de pouvoir
La délégation de pouvoir n'est autre que le transfert de l'ensemble ou d'une partie du pouvoir dont dispose une personne ou une organisation pour un évènement ponctuel ou durablement. Le degré d'autonomie d'une unité se mesure au type de délégation dont elle dispose et au mode de contrôle en vigueur. Ainsi, la multiplication des reportings est assez révélateur d'une autonomie très limitée.
Le contrôle de la délégation
William Ouchi, l'inventeur de la "théorie Z", propose un modèle particulièrement clair pour représenter l'étroite relation entre les types de contrôle et la délégation. Selon l'auteur, le principe de contrôle est étroitement lié à la connaissance précise du processus à traiter.
3 cas :
- Lorsque le processus est parfaitement connu, il suffit d'affecter les acteurs disposant des bonnes compétences et appliquant correctement les ordres. C'est le contrôle par le comportement.
- Lorsqu'il est possible de vérifier les résultats produits, il suffit d'appliquer le contrôle par les résultats.
- Mais, lorsque le processus est mal connu a priori et la mesure des résultats incertaine, il n'est d'autre solution que celle d'un contrôle par le "clan", fonctionnant en autonome, dans un climat de confiance réciproque. Le contrôle est effectué en amont, lors de la constitution des équipes, en ne sélectionnant que les acteurs susceptibles d'agir dans le sens de l'organisation, sans pour autant nécessiter un contrôle formel.
En référence "A conceptual framework for the design of organizational control mechanisms" de William G. Ouchi (Management Science Sept. 1979).
Les modes de coordination et de contrôle définissent l'organisation
La bureaucratie est le moyen le plus rationnel que l'on connaisse pour exercer un contrôle impératif sur des êtres humains. Max Weber
Qu'est-ce qu'une organisation ?
Une organisation est un ensemble de personnes agissant pour une même finalité.
Une organisation est structurée. Elle dispose de règles de fonctionnement afin d'assurer la coordination entre les actions individuelles et collectives. Une entreprise est donc une organisation. Les organisations sont étudiées depuis suffisamment longtemps pour que de solides théories aient émergé et permettent d'analyser le fonctionnement des entreprises.
Modèle organisationnel
Dans la suite de cette étude, nous nous intéresserons principalement au modèle structurant proposé par Henry Mintzberg, il y a déjà quelques années. Ce modèle permet de catégoriser les types d'organisation et d'entreprises selon les principes de partage de responsabilités et les modes de coordination.
Modes de coordination
Henry Mintzberg identifie 5 types de coordination.
Toute organisation adopte un ou plusieurs de ces modes de coordination. Ce sont ceux-ci qui définissent la nature de l'organisation.
Ajustement mutuel
Le mode de fonctionnement des artisans où chacun sait ce qu'il a à faire. Quelques mots suffisent pour synchroniser les tâches.
Supervision directe
Le fondement du système hiérarchique où un supérieur distribue les tâches et en contrôle l'exécution.
Standardisation des procédés
Les procédures définissent à la virgule près les méthodes de travail.
Standardisation des résultats
Fonctionnement par objectifs et contrôle si ceux-ci sont atteints ou pas. Seul le résultat importe.
Standardisation des qualifications
Le spécialiste est autonome, il sait comment exécuter sa tâche et atteindre le meilleur résultat. Il s'auto-contrôle. Il est qualifié pour cela.
Ressources web
A lire, "The decision driven organization " signé Marcia W. Blenko, Michael C. Mankins, Paul Rogers, un très bon texte paru il y a déjà quelques années dans la version papier de la Harvard Business Review et disponible en téléchargement libre sur le site de la revue.
En substance : la qualité du processus de décision d'une organisation conditionne sa capacité à réagir et à innover. Pourtant cette question fondamentale n'est que trop rarement considérée lors de la remise à plat du schéma organisationnel d'une entreprise ou de tout autre structure. Cet étude propose une démarche concrète en 6 étapes afin de reformer efficacement une organisation.
Pour pousser plus avant, c'est bien la totalité du système décisionnel ou Business Intelligence qu'il s'agit de bâtir afin qu'il colle au plus près avec l'ensemble du processus de décision et qu'il remplisse enfin son office...
