15 facteurs-clés pour réussir durablement votre démarche de Gestion de la performance Fournisseurs

La Gestion de la Performance Fournisseurs est désormais de plus en plus vue par les entreprises comme un avantage compétitif-clé 

Mais l’on observe qu’elle est encore souvent pratiquée de manière trop partielle. Alors, quelles sont les conditions permettant à votre entreprise de faire de la Gestion de la Performance Fournisseurs une vraie démarche complète et structurée pour en tirer la meilleure valeur de façon durable ?

Il y a encore peu de temps, dans bon nombre d’entreprises, Performance Fournisseurs était synonyme de livraison dans les délais, ce qui est évidemment très réducteur. D’autre part la démarche de gestion de la performance s’arrêtait trop souvent à l’évaluation des critères de performance et n’allait pas vraiment jusqu’à la définition du plan d’amélioration.

Aujourd’hui les choses changent, voire s’accélèrent; les directions d’entreprise et les directions Achat ont compris qu’étendre la performance du fournisseur à d’autres dimensions et critères que le seul critère de  livraison dans les délais est une belle opportunité de contribution à la création de valeur pour l’entreprise. Par ailleurs, la tendance est à aller au-delà de la seule étape d’évaluation. Accessoirement, on notera également que disposer d’un processus solide de Gestion de la Performance Fournisseurs devient une nécessité pour les entreprises certifiées ISO9001 ou en cours de certification.

Quelles que soient leurs motivations, on observe que de plus en plus d’entreprises ont un vrai processus de Gestion de la Performance Fournisseurs, ont un vrai programme de Gestion de la Performance Fournisseurs pour appliquer concrètement ce processus, et les plus avancées d’entre elles adoptent une solution informatique adaptée pour structurer leur démarche et la rendre plus efficace.

En résumé, Gérer la Performance d’un Fournisseur, c’est suivre les macro-étapes suivantes :

1. Mesurer/évaluer la performance du fournisseur en regard d’un ensemble de critères définis au niveau de l’entreprise
2. Identifier les critères dont la performance doit être améliorée
3. Définir, pour chaque critère identifié, l’action d’amélioration
4. Valoriser le résultat de chaque action, i.e estimer la valeur que la mise en oeuvre de l’action permettra de tirer; à noter que cette valeur peut être financière ou d’un autre ordre (par exemple lorsqu’il s’agit d’une action d’amélioration d’un critère de sécurité, l’action peut ne pas être valorisable financièrement)
5. Contrôler/maîtriser la mise en oeuvre du plan d’actions d’amélioration
6. Revenir en 1 périodiquement (en général annuellement)

Ceci étant dit, quels sont les facteurs-clés d’une réussite durable de votre démarche de Gestion de la Performance des Fournisseurs

1. Gardez toujours à l’esprit qu’on a les fournisseurs qu’on mérite
2. Expliquez à votre comité de direction qu’en maîtrisant la performance de vos fournisseurs, vous contribuez à la création de valeur pour votre entreprise
3. Expliquez à votre comité de direction qu’en maîtrisant la performance de vos fournisseurs, vous contribuez à Maîtriser le Risque Fournisseurs pour votre entreprise
4. Gardez toujours à l’esprit qu’il s’agit d’un processus d’amélioration continue devant être déroulé de manière complète, i.e suivant les macro-étapes mentionnées ci-dessus
5. Appuyez-vous sur un modèle d’évaluation efficace mais simple; ne réinventez pas la roue, retenez que même s’il n’y a pas de standard en matière de critères d’évaluation fournisseurs, les modèles les plus courants couvrent 5 sections (Santé Sécurité Environnement, Politique commerciale, Qualité des biens & services, Logistique de livraison, Amélioration Continue & Innovation)
6. Optez pour un système de notation de type amélioration continue; une échelle de scores des critères allant de 1 (performance basique) à 5 (performance excellente) est notamment bien adaptée
7. Impliquez votre équipe d’acheteurs; leur adhésion est indispensable, chaque acheteur se sentira d’autant plus responsable de la gestion complète de la performance de tous ses fournisseurs
8. Appuyez-vous sur votre responsable qualité; s’il y a un responsable qualité dans votre entreprise, impliquez-le; il sera un excellent allié pour soutenir votre démarche surtout si votre entreprise est certifiée ou en cours de certification (ISO9001 par exemple)
9. Impliquez vos clients internes; invitez-les à évaluer chaque fournisseur dont ils utilisent les biens & services et partagez avec eux le plan d’actions d’amélioration
10. Focalisez votre démarche sur vos fournisseurs-clés (classe A ou stratégiques & critiques); vous ne pouvez pas tout faire, « qui trop embrasse mal étreint »
11. Impliquez vos fournisseurs et ils vous le rendront; faites-leur prendre part dès l’amont à la démarche en les invitant à s’auto-évaluer et à être proactifs en proposant leurs idées d’amélioration et d’innovation
12. Célébrez vos fournisseurs les plus performants; de manière périodique – par exemple annuellement – organisez un événement fournisseur au cours duquel vous reconnaîtrez les contributions de vos meilleurs fournisseurs
13. Soyez progressif en phase de déploiement; si vous êtes en train de démarrer la mise en oeuvre de votre démarche au niveau de l’entreprise, évitez de tout vouloir faire en une seule année, déployez plutôt en 3 ans : 10-20% de vos fournisseurs-clés la première année, 30-50% la deuxième, 80-100% la troisième, et visez 100% en « rythme de croisière »
14. Répartissez vos campagnes d’évaluations sur l’année; ne les concentrez pas sur une même période, vous ménagerez ainsi les agendas de vos clients internes et éviterez au processus d’être vu comme une contrainte
15. Adoptez une solution informatique adaptée; c’est sans aucun doute le meilleur moyen de structurer votre démarche, de partager efficacement les données avec vos clients internes et vos fournisseurs, de garantir l’intégrité de ces données et également, suivant le cas, de prouver instantanément  la solidité du processus à vos auditeurs ISO9001 (Chapitre 7.4 / Thème 7.4.1.)

Et, bien sûr, faites-vous plaisir !

Nous pouvons vous aider avec votre projet. Il suffit de cliquer ici si vous voulez en savoir plus sur nous, ou entrer en contact.

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Tresorie : une obligation de survie

Ecrit par Michel Provost

Tout le monde le sait, le cash est comme l’eau. 

Cash, qu’il cesse de couler et tout s’arrête. Les entreprises en ont un besoin vital, mais aujourd’hui, les fleuves se sont transformés en rivières voire en ruisseaux. Le financement externe des entreprises se tarit tant sur le plan bancaire que sur le plan des investisseurs. Pour les PME, l’enjeu est encore plus important, car leurs poids par rapport à leurs interlocuteurs extérieurs est faible. Quand la ressource s’affaiblit, il faut aller explorer d’autres horizons pour trouver les nouvelles sources. Pourquoi mettre en place un projet cash au sein de l’entreprise ?

Quand l’entreprise ne trouve plus de financement externe, il est néanmoins nécessaire de continuer à payer ses salariés, fournisseurs et autres partenaires externes. Il faut donc trouver des ressources de cash en externe. Il n’y a que 2 possibilités soit faire rentrer le cash plus vite, soit en dépenser moins. Nous traiterons ces thèmes dans une série d’articles sur les prochaines semaines. 

Faire rentrer l’argent plus vite : les entreprises n’ont pas attendu cet article pour relancer leurs clients. De plus en plus une ou plusieurs personnes ont cette responsabilité. Toutefois la relance c’est le sommet de l’iceberg. Cela aura un impact significatif surtout quand il n’y avait rien avant. Mais l’impact reste marginal si la relance n’est pas un élément du suivi de l’ensemble du poste clients. C’est dès la prospection que la question du cash se pose : à quoi cela sert de démarcher un prospect qui ne pourra pas payer. C’est ensuite pendant tout le traitement de l’opération que le cash doit être mis au centre. L’objectif n’est pas de presser le client, mais de faire en sorte que toutes les anicroches, aléas qui retardent l’encaissement soient réduits au maximum. 

Faire sortir l’argent mieux : vous constaterez que le qualificatif mieux est utilisé, alors qu’en règle générale vous attendriez moins. Bien sur qu’il faut viser à faire des économies, mais sauf crise de cash profonde, le moins ne doit pas être le seul critère. Tous les postes de dépenses doivent être revus. Ne parlons ici que des fournisseurs. Vous pouvez considérez vos fournisseurs que comme un simple centre de coût, interchangeable et donc pressurable. Cependant pour l’essentiel ils sont indispensables à votre activité. La qualité de vos produits et de vos services est intimement liée à celle qu’ils vous apportent. La question du simple coût est donc insuffisante. Taper uniquement sur le prix c’est souvent se tirer une balle dans le pied. Il faut donc travailler selon les fournisseurs de façon différencié en regardant les coûts, les modalités de paiement, la qualité, tout en replaçant cela dans la stratégie globale de l’entreprise vue du point de vue du client. Car au fond si vos produits ne plaisent plus, vous n’aurez plus de client et donc plus de cash. 

Le constat est simple, quand une entreprise veut améliorer son cash elle ne peut pas considérer les différentes composantes du cash comme des éléments séparés. Il n’y a pas de traitement individuel, mais un traitement global conduit dans le cadre de séries de projets individuels mais étroitement connecté entre eux. Il est donc indispensable de mettre en place un projet global au niveau de l’entreprise. Nous verrons dans notre prochain article les conditions essentielles au succès d’un tel projet.  

PME n’attendez pas, prenez votre avenir en main maintenant !!!

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Tresorie : Faîtes entrer l'Accusé (le cash !!!)

Ecrit Par : Michel Pivot

Dans un projet cash, la partie la plus importante est d’accélérer les flux d’entrées. 

Plus vous ferez rentrer l’argent rapidement, plus vous aurez des marges de manœuvre pour travailler sur les sorties de flux. En fait, c’est l’approche positive sur laquelle il est souvent plus facile de mobiliser le personnel, car, nous préférons tous augmenter la part du gâteau. N’oublions pas également que le projet cash c’est remettre le client au centre, ce qui correspond à plus de satisfaction pour accélérer le flux financier. Sans prétendre être exhaustif voici quelques pistes essentielles à suivre :

• Accélérez vos flux internes dans l’entreprise : savez-vous combien de temps il vous faut entre la prise de commande, l’ordre de fabrication, l’expédition ? Chaque jour perdu c’est du cash perdu. Sur un CA HT de 1 M€ cela représente 3,3 K€, c’est rien vous me direz. Mais si vous en perdez 10 jours et que votre CA est de 3 M€ on arrive à 100 K€. (Les petits ruisseaux font les grandes rivières).
• Accélérez votre facturation : le produit est livré, ou le service est rendu, alors facturez tout de suite. Quand on facture au mois on perd en moyenne 15 jours de trésorerie (49 K€). Mais attention la facture doit être exacte, donc, il vous faut un bon circuit d’informations de la commande à la facture.
• Arrêtez de prospecter des clients qui ne vous règleront pas. Pour cela il faut mettre en place une analyse systématique du risque client, avec détermination de l’encours autorisé. Cela doit être fait avant d’aller prospecter, car cela sert à quoi d’aller travailler pendant 1 jour, 1 mois, 1 an pour démarcher client qui ne sera pas en mesure de vous régler. D’une façon générale, mettez en place des plafonds d’encours qui soient bloquants afin de ne pas faire des pertes lourdes de conséquences en cash et en résultat.
• Formez vos commerciaux au cash et aux éléments financiers de base. Ils ne connaissent pas, n’aiment pas cela, en ont même parfois peur. Pourtant, ils ont en face d’eux de plus en plus d’acheteurs qui eux sont parfaitement formés. Une formation leur donnera les outils de base, et les remettra à égalité. N’oubliez pas qu’ils sont en premières lignes pour négocier les conditions de règlement, obtenir les informations financières qui vous permettront de définir l’encours client.
• Négociez les conditions et le mode de règlement. A proscrire les chèques, et encore plus les traites papiers (quand vous n’avez pas de ligne d’escompte). Choisissez le prélèvement ou le virement. Chaque fois que vous le pouvez, demander des acomptes, c’est particulièrement important quand le cycle de production est long.
• Relancez vos clients en préventif, avant l’échéance, pour vous assurer qu’ils sont satisfaits de la prestation. Cela vous permettra d’éliminer les fausses excuses du type nous n’avons pas reçu la facture, et d’identifier les vrais litiges.
• Mettez en place la résolution des litiges, avec un suivi de ces litiges, pour identifier les problèmes récurrents qui vous font perdre du temps, de l’argent et du résultat.
• …..

La liste est très loin d’être exhaustive, mais vous constaterez que pour la plupart de ces actions, vous n’arriverez vraiment à les mettre en place que si vous faites travailler les équipes en transversal. Les 2 principales clefs du Projet Cash sont là :

TRAVAIL D’EQUIPE et RESPECT DU CLIENT

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Tresorie : les stocks une alchimie difficile

Ecrit par Michel Pivot

Le Projet Cash cherche à optimiser l’utilisation de la trésorerie tout en apportant la maximisation de la satisfaction client. 

Le client est content quand il reçoit les produits dans des délais conformes à ses attentes. Dans cette optique les entreprises vont créer des stocks. Ces stocks peuvent être de produits finis (immédiatement vendables) ou des stocks de matière première ou d’encours de production. Dans tous les cas cela constitue de l’argent immobilisé. Le projet cash a pour objectif de réduire les stocks sans impact sur la satisfaction client. C’est un processus compliqué, pour lesquels des livres entiers existent. Seuls quelques points peuvent être abordés ici. Voyons lesquels:

*  Tout commence par une bonne tenue et organisation du stock. Cela paraît évident, mais combien d’entreprises n’ont pas un stock bien tenu. Le minimum requis, c’est que tous les produits identiques sont stockés au même endroit, qui doit être identifiable. L’information doit être enregistrée : les entrées et les sorties sont contrôlées et saisies en informatique. Des inventaires doivent être faits régulièrement (au moins 1 fois par an) pour vérifier l’exactitude du stock. Si le stock a de la valeur, il doit être dans un local fermé à clef. Une personne doit en être responsable.

*  Un stock bien tenu va vous permettre de nettoyer tous les vieux produits qui n’ont plus de valeur, qui ne sont plus vendus. Cela vous fera de la place. Si vous avez de la chance vous pourrez peut-être en vendre une partie à prix cassé. Normalement l’impact sur le résultat est nul car une dépréciation de ces stocks aurait due être comptabilisée. En trésorerie un peu de cash rentrera si vous faites des ventes.

*  Vous allez enfin pouvoir identifier les produits à rotation lente car vous saurez exactement ce qui a été vendu ou consommé sur quelle période. La gestion des stocks peut enfin commencer. Il vous faut mettre en face les attentes des clients et les habitudes de la concurrence. Il faut peser tous ces paramètres en tenant en compte le coût de l’immobilisation de l’argent représenté par les stocks. Cette immobilisation a un coût puisque c’est de l’argent dont vous ne disposez pas pour d’autres actions (ex : de la promotion commerciale, du développement produit, du recrutement ….). De plus il vous faut peut être vous financer en externe (banques ou investisseurs) qui ne le font pas gratuitement.

*  Vous devez répondre à la question suivante, si je n’ai pas le produit en stock, qu’est ce que je gagne, qu’est ce que je perds. Je gagne du cash, et éventuellement si je ne vends pas le produit, j’évite des pertes. Je peux perdre une vente, mais le client a-t-il besoin du produit immédiatement. Peut-il attendre quelques jours ou quelques semaines ? Puis-je l’éduquer pour qu’il m’informe en amont ? Est-ce que je perds toutes mes ventes ou est-ce une vente sur 10, ou 20 ou …  Puis je négocier avec mes fournisseurs des délais de réapprovisionnement plus rapides? Va-t-il aller à la concurrence ? Les questions sont multiples, et chaque cas de figure est différent.  

Dans le Projet Cash, la gestion des stocks (pour les entreprises qui en ont) est essentielle car souvent les sommes immobilisées sont importantes. Leur optimisation est compliquée, car tellement de paramètres rentrent en jeu. Comme dans tout le projet le succès dépend de la bonne coopération entre les différentes composantes de l’entreprise, ainsi que le partage d’un objectif commun. C’est donc une alchimie difficile, mais tout commence par la mise en place d’une véritable gestion de stock. 

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Tresorie : les conditions du succès

Ecrit par : Michel Provost

Mettre en place un projet Cash.

Ca y est, vous vous êtes décidé. Il faut absolument que vous mettiez en place dans votre entreprise un projet CASH. Bravo, le premier pas est fait, c’est souvent le plus difficile. Toutefois il faut maintenant vous donner toutes les chances pour que cela soit un succès. Voyons les éléments essentiels pour réussir ?

La première chose qu’il faut accepter, c’est que les choses ne se décrètent pas. Un projet cela prend du temps et cela coûte de l’argent. Il est réussi dans la mesure où l’investissement qu’on y met permet de gagner beaucoup plus. Comme le cash est vital et que nous en manquons tous, le rapport ne peut être que favorable. Encore faudra-t-il être à même de le mesurer. 

Du temps et de l’argent : Vos équipes ont déjà beaucoup de travail. Si elles avaient du temps, cela se saurait et vous auriez déjà trouvé de quoi les occuper. Dégager du temps, ce n’est pas chose facile, mais nommer quelqu’un comme chef de projet et ne pas lui enlever d’autres tâches c’est se faire plaisir. C’est totalement inefficace. La première chose à faire est donc de réfléchir à ce qui peut être supprimé pour permettre aux équipes de travailler. Peut-être faudra-t-il recruter temporairement une aide, ou faire appel à un expert externe pour vous aider, et vous aiguillonner. Dans tous les cas, il faut considérer que cela va vous coûter de l’argent et donc il faut attribuer un budget pour cela. Combien cela va-t-il coûter ? Chaque cas est différent, mais une des conditions du succès sera d’identifier dans le projet des gains rapides (« quick wins ») qui permettront d’alimenter le projet et surtout de motiver les équipes et l’entreprise. 

Motiver et mesurer : un projet cash ne réussira que si la culture de l’entreprise évolue pour intégrer la prise en compte du cash dans toutes ses actions. Changer une culture c’est ce qu’il y a de plus dure, il faut donc plus viser des évolutions qu’une rupture. Cela passe d’abord par l’évolution de la culture du Dirigeant. C’est lui qui doit d’abord changer car c’est lui qui est au premier titre le responsable du projet, même s’il n’en est pas le responsable au quotidien. Il doit donc avoir fixé des objectifs et avoir mis en place les outils qui vont permettre de mesurer les résultats. Ce sont les résultats qui permettront d’alimenter en permanence la motivation pour la réussite du projet. La mesure peut par exemple se traduire par un tableau d bord spécifique, communiqué à toute l’entreprise et permettant de mettre en évidence les réussites et les pistes d’amélioration. La communication à tous des résultats est une condition du succès. 

Les ingrédients de la réussite du projet cash, sont les mêmes que pour tout autre projet d’importance de l’entreprise. Cela passe d’abord par la volonté du Dirigeant, la mise en place de moyens humains et financiers, la recherche de la motivation des équipes tant par l’explication du projet que par la mesure des résultats. Il faut également savoir s’entourer des compétences qui peuvent faire défaut sur un sujet que l’entreprise ne maîtrise pas. Utilisez les services d’un expert, et internalisez son savoir pour devenir petit à petit indépendant 

La réussite du projet c’est vous qui la décidez en le mettant en priorité numéro 1 !!!

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Établir un Budget et planifier les affaires

Mesurer est savoir

Lorsque votre entreprise est opérationnelle, il est essentiel de planifier et de gérer de façon serrée son rendement financier. La création d'un processus budgétaire est le moyen le plus efficace pour que votre entreprise, et ses finances, restent sur la bonne voie.

Ce guide expose les avantages de la planification des affaires et de l'établissement d'un budget et explique comment y arriver. Il suggère des points d'action afin de gérer la situation financière de votre entreprise de façon plus efficace et garantir que vos plans soient réalisables.

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PLANIFIER LA RÉUSSITE DE L'ENTREPRISE

Lorsque vous exploitez une entreprise, il est facile de s'enliser dans des problèmes quotidiens et d'oublier le contexte plus large. Cependant, les entreprises fructueuses investissent du temps afin de créer et de gérer des budgets, de préparer et de revoir des plans d'affaires et de surveiller régulièrement les finances et le rendement.

Une planification structurée peut faire toute la différence concernant la croissance de votre entreprise. Elle vous permettra de concentrer les ressources sur l'amélioration des bénéfices, la réduction des coûts et l'augmentation du rendement des investissements.

En fait, même en l'absence d'un processus formel, beaucoup d'entreprises effectuent la majeure partie des activités associées à la planification des affaires, telles que la réflexion concernant les domaines de croissance, les concurrents, la trésorerie et le bénéfice. La conversion de ceci en un processus cohésif pour gérer le développement de votre entreprise n'a pas à être difficile ni coûteux en temps. Le plus important est que les plans soient faits, qu'ils soient dynamiques et communiqués à toutes les personnes concernées. Voir la page de ce guide traitant de ce qu'il faut inclure dans votre plan annuel.

AVANTAGES

L'avantage clé de la planification des affaires est qu'elle permet de vous concentrer sur la direction de votre entreprise et fournit des cibles qui aideront votre entreprise à se développer. Elle vous donnera également l'occasion de prendre du recul et d'examiner votre rendement ainsi que les facteurs ayant une influence sur votre entreprise. La planification des affaires peut vous donner :

• une meilleure capacité à effectuer des améliorations constantes et à anticiper les problèmes.
• des informations financières fiables sur lesquelles baser des décisions
• une meilleure clarté et concentration
• une plus grande confiance dans vos prises de décisions

QU'INCLURE DANS VOTRE PLAN ANNUEL

L'objectif principal de votre plan d'affaires annuel est d'établir la stratégie et le plan d'action pour votre entreprise. Cela doit comprendre une image claire de votre situation financière actuelle, et prévue, pour l'année à venir.

Votre plan d'affaires annuel doit comprendre :

• un aperçu des modifications que vous voulez apporter à votre entreprise
• les modifications éventuelles de votre marché, de vos clients et de la concurrence
• vos objectifs et buts pour l'année
• vos indicateurs de rendement clés
• toute question ou tout problème
• tout changement opérationnel
• des informations concernant votre gestion et vos effectifs
• votre rendement financier et vos prévisions
• les détails de l'investissement dans l'entreprise

La planification des affaires est plus efficace lorsqu'il s'agit d'un processus continu. Elle vous permet d'agir rapidement lorsque nécessaire, plutôt que de simplement réagir aux événements après qu'ils aient eu lieu.

CYCLE HABITUEL DE PLANIFICATION DES AFFAIRES

1. Examinez votre rendement actuel par rapport aux cibles de l'année dernière et/ou de l'année en cours.
2. Comprenez les possibilités qui s'offrent à vous et les menaces
3. Analysez les réussites et les échecs que vous avez connus au cours de l'année précédente.
4. Examinez vos objectifs clés pour l'année à venir et modifiez ou établissez à nouveau votre planification à plus long terme.
5. Identifiez et raffinez les implications de votre examen en matière de ressources et établissez un budget.
6. Définissez les cibles concernant les profits et pertes et le bilan du nouvel exercice financier.
7. Concluez le plan.
8. Révisez-le périodiquement, par exemple, sur une base mensuelle, en surveillant le rendement, en examinant l'avancement et en atteignant les objectifs.
9. Revenez au numéro 1.

ÉTABLIR UN BUDGET ET PLANIFIER LES AFFAIRES

Les nouveaux propriétaires de petites entreprises peuvent exploiter leurs affaires de façon décontractée et peuvent ne pas voir le besoin d'établir un budget. Cependant, si vous planifiez l'avenir de votre entreprise, vous aurez besoin de financer vos plans. L'établissement d'un budget représente la façon la plus efficace de contrôler votre trésorerie, en vous permettant d'investir dans de nouvelles opportunités au moment approprié.

Si votre entreprise est en croissance, il est possible que vous ne soyez pas en mesure d’intervenir dans chaque partie de celle-ci. Il est possible que vous deviez partager votre budget entre différents domaines, tels que les ventes, la production, le marketing etc. Vous verrez que l'argent commence à se déplacer dans plusieurs directions au sein de votre organisation. Les budgets constituent un outil vital afin de garantir que vous gardez le contrôle des dépenses.

Un budget est un plan pour :

• contrôler vos finances
• garantir que vous pouvez continuer à financer vos engagements actuels
• vous permettre de prendre en toute confiance des décisions financières et d'atteindre vos objectifs
• garantir que vous disposez de suffisamment d'argent pour vos projets futurs

Il expose de quelle façon vous dépenserez votre argent et de quelle façon ces dépenses seront financées. Cependant, il ne s'agit pas d'une prévision. Une prévision est une prédiction de l'avenir alors qu'un budget est un résultat planifié de l'avenir, défini par votre plan, que votre entreprise veut atteindre.

AVANTAGES D'UN BUDGET D'ENTREPRISE

Il existe de nombreux avantages à rédiger un budget d'entreprise, y compris être en mesure de :

• gérer votre argent efficacement
• affecter les ressources appropriées aux projets
• surveiller le rendement
• respecter vos objectifs
• améliorer la prise de décision
• identifier les problèmes avant qu'ils ne surviennent, tels que le besoin de trouver de l'argent ou des difficultés de trésorerie
• planifier l'avenir
• augmenter la motivation du personnel

CRÉER UN BUDGET

Créer, surveiller et gérer un budget est capital pour le succès d'une entreprise. Cela devrait vous aider à affecter des ressources là où elles sont nécessaires, afin que votre entreprise reste rentable et performante. Il n'a pas besoin d'être compliqué. Vous devez seulement besoin de calculer ce que vous êtes susceptible de gagner et de dépenser au cours de la période budgétaire.

Débutez en posant ces questions :

• Quelles sont les ventes projetées pour la période budgétaire? Soyez réaliste; si vous surestimez, cela vous posera des problèmes ultérieurement.
• Quels sont les coûts directs des ventes, p.ex., les coûts de matériaux, de composantes ou de sous-traitants pour fabriquer le produit ou fournir le service?
• Quels sont les coûts fixes ou les frais généraux?

Vous devez ventiler les coûts fixes et les frais généraux par type, p.ex. :

• le coût des locaux, y compris le loyer, les taxes municipales et les frais de service
• les coûts reliés au personnel, p. ex., les salaires, les prestations, les primes du Régime québécois d'assurance parentale (RQAP), les cotisations à la Régie des rentes du Québec (RRQ) et au financement de la Commission des normes du travail (CNT)
• les services, p. ex., le chauffage, l'éclairage, le téléphone
• l'impression, l'affranchissement et la papeterie
• les dépenses en matière de véhicules
• les coûts de l'équipement
• la publicité et la promotion
• les dépenses de déplacement et de subsistance
• les frais juridiques et professionnels, y compris l'assurance

Votre entreprise peut avoir différents types de dépenses, et il est possible que vous deviez partager le budget entre les services. N'oubliez pas d'ajouter le montant que vous voulez vous verser, et d'inclure une provision pour l'impôt.

Votre plan d'affaires doit vous aider dans l'élaboration de ventes projetées, du coût des ventes, des coûts fixes et des frais généraux; alors il vaut la peine de le préparer en premier. Voir la page de ce guide traitant de la planification pour la réussite de l'entreprise.

Lorsque vous aurez les chiffres concernant les revenus et les dépenses, vous pourrez calculer combien d'argent vous gagnez. Vous pouvez examiner les coûts et découvrir des façons de les réduire. Vous pouvez voir s'il est probable que vous ayez des problèmes de trésorerie, ce qui vous donne le temps de prendre des mesures à cet égard.

Lorsque vous aurez élaboré un budget, vous devrez vous y tenir autant que possible, mais examinez-le et révisez-le au besoin. Les entreprises performantes ont souvent un budget roulant, et ils établissent constamment le budget, p. ex., pour une année à l'avance.

ÉTAPES CLÉS DANS LA RÉDACTION D'UN BUDGET

Il existe plusieurs étapes clés que vous devez suivre afin de vous assurer que vos budgets et vos plans soient aussi réalistes et utiles que possibles.

Prenez le temps d'établir le budget

Si vous investissez du temps dans la création d'un budget détaillé et réaliste, il sera plus facile à gérer et, au bout du compte, plus efficace.

Utilisez les chiffres de l'année précédente, mais uniquement en tant que guide

Recueillez des informations historiques sur les ventes et les coûts si elles sont disponibles; elles pourraient vous donner une bonne indication des ventes et des coûts probables. Mais il est également essentiel de prendre en compte vos plans en matière de ventes, la façon dont vos ressources en matière de ventes seront utilisées et tout changement dans l'environnement concurrentiel.

Créez des budgets réalistes

Utilisez des informations historiques, votre plan d'affaires et tout changement dans les opérations ou les priorités afin d'établir un budget pour les frais généraux et autres coûts fixes.

Il est utile d'étudier les relations entre les coûts variables et les ventes et ensuite d'utiliser votre prévision en matière de ventes afin de prévoir les coûts variables. Par exemple, si votre coût unitaire est réduit de 10 pour cent pour chaque 20 pour cent de ventes supplémentaire, quelle sera la réduction des coûts unitaires si vous connaissez une augmentation des ventes de 33 pour cent?

Assurez-vous que vos budgets contiennent suffisamment d'informations pour que vous puissiez facilement surveiller les catalyseurs opérationnels clés de votre activité économique tels que les ventes, les frais et le fonds de roulement. Un logiciel comptable peut vous aider à gérer vos comptes.

Faites participer les bonnes personnes

Il vaut mieux demander au personnel assumant des responsabilités financières de vous fournir des estimations de chiffres pour votre budget, par exemple, les cibles en matière de ventes, les coûts de production ou le contrôle d'un projet particulier. Si vous comparez leurs estimations aux vôtres, vous arriverez à un budget plus réaliste. Cette participation les engagera également de façon plus importante à respecter le budget.

CE QUE VOTRE BUDGET DOIT COUVRIR

Décidez du nombre de budgets dont vous avez vraiment besoin. Un grand nombre de petites entreprises ont un budget d'exploitation global qui indique le montant d'argent nécessaire pour exploiter l'entreprise au cours de la période à venir, habituellement une année. Dans le cadre de la croissance de votre entreprise, il est probable que votre budget d'exploitation total soit fait de plusieurs budgets individuels, tels que vos budgets de marketing ou des ventes.

CE QUE VOTRE BUDGET DEVRA INCLURE

Le flux de trésorerie projeté - votre budget de trésorerie projette votre position de trésorerie future mois par mois. L'établissement d'un budget dans ce sens est vital pour les petites entreprises, car il peut repérer toute difficulté que vous pourriez avoir. Il doit être examiné au moins tous les mois.

Coûts - habituellement, votre entreprise connaîtra trois sortes de coûts :

• les coûts fixes - les éléments tels que le loyer, les salaires et les coûts de financement
• les coûts variables - y compris les matières premières et le temps supplémentaire
• les coûts isolés d'immobilisation du capital - les achats d'équipement informatique ou de locaux, par exemple

Afin de prévoir vos coûts, il peut être utile d'examiner les dossiers de l'année précédente et de communiquer avec vos fournisseurs pour des soumissions.

Le chiffre d'affaires - les prévisions en matière de ventes ou de chiffre d'affaires sont habituellement fondées sur une combinaison de votre historique des ventes et l'efficacité que vous attendez de vos efforts futurs.

En utilisant vos prévisions en matière de ventes et de dépenses, vous pouvez préparer des bénéfices projetés pour les 12 prochains mois. Cela vous permettra d'analyser vos marges et d'autres ratios clés tels que votre rendement sur le capital investi.

UTILISEZ VOTRE BUDGET POUR CALCULER LE RENDEMENT

Si vous fondez votre budget sur votre plan d'affaires, vous créerez un plan d'action financière. Cela peut avoir de nombreuses fonctions utiles, particulièrement si vous examinez votre budget périodiquement dans le cadre de votre cycle annuel de planification.

Votre budget peut servir :

• d'indicateur des coûts et du chiffre d'affaires se rapportant à chacune de vos activités
• de façon de fournir des informations et de soutenir vos décisions de gestion tout au long de l'année
• de moyen de surveillance et de contrôle de votre entreprise, particulièrement si vous analysez les différences entre votre revenu actuel et votre revenu budgétisé

Analyse comparative du rendement

La comparaison de votre budget d'année en année peut être une excellente façon de faire une analyse comparative du rendement de votre entreprise; vous pouvez comparer les chiffres que vous avez projetés, par exemple, à ceux des années précédentes, afin de calculer votre rendement.

Vous pouvez également comparer vos chiffres concernant les marges et la croissance projetées à ceux d'autres sociétés du même secteur, ou au sein de différentes parties de votre entreprise.

Indicateurs de rendement clés

Afin d'augmenter le rendement de votre entreprise, vous devez comprendre et surveiller les catalyseurs clés de votre entreprise. Un déclencheur est quelque chose qui a une influence majeure sur votre entreprise. Il existe un grand nombre de facteurs influençant le rendement de chaque entreprise, c'est pourquoi il est vital de se concentrer sur un petit nombre d'entre eux et de les surveiller attentivement.

Les trois déclencheurs clés pour la plupart des entreprises sont :

• les ventes
• les coûts
• le fonds de roulement

Toute tendance concernant les problèmes de trésorerie ou de chute de la rentabilité seront visibles dans ces chiffres lorsqu'ils sont calculés par rapport à vos budgets et à vos prévisions. Ils peuvent vous aider à repérer des problèmes tôt s'ils sont calculés de façon cohérente.

EXAMINEZ VOTRE BUDGET PÉRIODIQUEMENT

Afin d'utiliser vos budgets efficacement, vous devrez les examiner et les réviser fréquemment. Ceci est particulièrement vrai si votre entreprise est en croissance et si vous planifiez de vous attaquer à de nouveaux domaines.

L'utilisation de budgets à jour vous permet d'être flexible et vous laisse également gérer votre trésorerie et identifier ce qui doit être atteint au cours de la prochaine période d'établissement de budget.

Deux domaines principaux à prendre en compte

Votre revenu réel - comparez chaque mois votre revenu réel à votre budget de ventes, en :

• analysant les raisons de tout manque à gagner, par exemple, des volumes de ventes plus faibles, des marchés peu animés, des produits non performants
• étudiant les raisons d'un chiffre d'affaires particulièrement élevé, par exemple, si vos cibles étaient trop basses
• comparant le moment choisi pour votre revenu à vos projections et en vérifiant qu'ils correspondent

L'analyse de ces variations vous aidera à élaborer les futurs budgets de façon plus exacte et vous permettra également d’intervenir au besoin.

Vos dépenses réelles - révisez périodiquement vos dépenses réelles par rapport à votre budget. Cela vous aidera à prédire les coûts futurs de façon plus fiable. Vous devez :

• regarder la façon dont vos coûts fixes ont différé de votre budget
• vérifier que vos coûts variables correspondaient à votre budget - normalement, les coûts variables correspondent à votre volume des ventes
• analyser toute raison de modification dans la relation entre les coûts et le chiffre d'affaires
• analysez toute différence dans le moment choisi pour vos dépenses, par exemple en vérifiant les modalités de paiement des fournisseurs

Comment pouvons nous vous aider ?

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