Le contrôle interne en entreprise

Le contrôle interne vise à protéger le patrimoine de l’entreprise ainsi qu’à améliorer ses performances. On le retrouve donc dans toutes les activités d’une société et il doit être pris en compte dans le travail de tous les collaborateurs. Pour ce faire, le contrôle interne est souvent impulsé par la direction qui se chargera directement de sa mise en œuvre dans les petites entreprises ou qui la délèguera à un contrôleur interne voire à une équipe de contrôleurs internes dans les plus grandes entreprises.

Quels sont les objectifs du contrôle interne en entreprise ?

Les objectifs du contrôle interne sont divers :

• Maitriser au mieux les processus de l’entreprise ;
• Assurer la protection du patrimoine de l’entreprise ;
• Assurer la qualité d’information ;
• Vérifier la conformité de l’entreprise vis-à-vis des lois et des règlements ;
• Améliorer les performances de l’entreprise.

Quels sont les activités et les processus directement impactés par le contrôle interne ?

Le contrôle interne touche directement ou indirectement toutes les activités et tous les processus de l’entreprise. Cependant, il est plus souvent associé au domaine financier. En effet, le contrôle interne vise à s’assurer que l’information financière est fiable et conforme aux règles en vigueur. Les contrôleurs de gestion doivent donc transmettre une information fiable afin que les dirigeants puissent prendre les meilleures décisions. Les comptables sont aussi impliqués puisqu’ils doivent enregistrer correctement tout ce qui doit l’être et qu’ils doivent restituer cette information sur les différents états financiers de l’entreprise (bilan, compte de résultat, liasse fiscale…)

Comment s’assurer de la correcte mise en œuvre du contrôle interne dans l’entreprise ?

Le contrôle interne est exercé de manière continue. Pour s’assurer de sa correcte mise en œuvre, il faut :

• Définir les processus. Il s’agit d’un ensemble d’activités interactives qui transforment des éléments entrants en éléments sortants. Pour faire simple, les processus décrivent une activité (par exemple la commercialisation, la fabrication, la livraison…). La fiche fait apparaître entre autres les objectifs, les acteurs, les critères de réussite ainsi que la description synthétique des tâches…
• Rédiger les procédures. Elles expliquent les bonnes pratiques pour chaque sujet plus ou moins sensible et plus ou moins risqué au sein de l’entreprise. Une des premières procédures généralement rédigées est celle concernant les achats. Elle permet de s’assurer que les achats soient justifiés et soient réalisés dans l’intérêt de l’entreprise. 
• Réaliser une cartographie des risques. Elle permet de recenser les risques existants dans l’entreprise. Puis, ils sont analysés afin de comprendre leur importance. Enfin, l’accent est mis sur les moyens mis en place pour diminuer leur importance. 

• Quelles sont les premières règles de contrôle interne à respecter ?

  Quelques règles simples doivent être respectées en contrôle interne. La première est la séparation des tâches. Tous les « pouvoirs » ne doivent pas être exercés par la même personne afin de limiter les risques de fraude ou de détournement. Des contrôles, des validations et des autorisations doivent être réalisés par des personnes différentes. Par exemple, dans le cas des achats, la personne qui effectue la commande doit être différente de la personne qui saisit la facture en comptabilité et qui effectue les règlements. Les responsabilités de chacun doivent être clairement définies.
  Enfin, les informations (procédures, modes opératoires, bonnes pratiques) doivent être diffusées le plus largement possible en interne. Il ne faut pas hésiter à former les personnes, à afficher les informations pertinentes et vérifier qu’elles soient connues du plus grand nombre.

  Qui est en charge du contrôle interne en entreprise ?

  Au sein des petites entreprises, le contrôle interne est souvent impulsé par le dirigeant qui s’occupe lui-même de sa mise en œuvre ou qui la délègue à un collaborateur. Dans les grandes entreprises, des personnes entièrement dédiées sont chargées de sa mise en œuvre. Il s’agit des contrôleurs internes. Dans les deux cas, il faut bien faire prendre conscience que le contrôle interne est la responsabilité de chacun à son propre niveau.

  Qui contrôle le contrôle interne ?

  Le contrôle interne est contrôlé par les auditeurs. Il peut s’agir d’auditeurs internes, c’est-à-dire de salariés de l’entreprise. Ils devront toutefois être entièrement indépendants de l’équipe de contrôle interne. Il peut également s’agir d’auditeurs externes. Les auditeurs financiers vont ainsi par exemple évaluer le contrôle interne dans l’entreprise pour savoir où ils doivent davantage pousser leurs analyses.

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8 règles incontournables pour faire du business

Voici quelques grandes notions que tout entrepreneur ou manager devrait avoir en tête. Ces principes peuvent paraître évidents pour certains mais il n’est pas inutile de les avoir en tête, surtout lorsque l’on est submergé par les détails opérationnels quotidiens.

Autre précision, les points suivants ne sont pas classés par ordre d’importance.

1) Pensez marge plutôt que chiffre d’affaires.

Le chiffre d’affaires rassure tout le monde. Oui mais voilà, l’un des principes de base est de se concentrer sur la marge plutôt que sur le chiffre d’affaires. Réaliser 1 million de chiffre d’affaires avec une base de coût de 800K€, ce n’est que réaliser 200K€ de marge. Réaliser 500K€ de chiffre d’affaires avec une base de coût de 100K€, signifie réaliser 2 fois plus de marge et de résultat net que dans le premier cas.

Ce grand principe doit être pensé au niveau même du produit : la notion de marge sur coût variable est capitale pour un chef de produit. Chaque produit lancé doit être pensé en terme de marge. Avoir du volume de vente oui mais surtout du volume de vente rentable.

Même si les points ne sont pas classés, celui-ci fait exception et doit être en permanence en numéro 1 : la rentabilité doit être au cœur de chaque action, chaque décision, chaque recrutement. Tout doit tourner autour de cet axe. Gagner des PDM, ok si cela se traduit de façon mécanique par de la rentabilité.

2) Ne pas sous couper les prix de la concurrence.

…Sauf si cela fait partie d’une ligne stratégique de marketing agressive parfaitement orchestrée en terme de communication et de pilotage commercial. Rares sont les entreprises qui ont réussi dans cette démarche : on peut cependant rendre hommage à Free et autres Neuf qui ont inventé une offre triple play sur l’internet au début des années 2000 et coupé l’herbe sous le pied à AOL. Le positionnement tarifaire agressif était parfaitement maîtrisé.

Baisser les prix en dessous de la concurrence revient à :

• Prendre le risque que la concurrence baisse à son tour les prix et que le marché entre dans un cercle vicieux
• Perdre de la marge pure : pour 100 euros de coût, vendre à 120 ou à 150 revient au même, mais la marge sera nettement différente selon les cas…

3) Contrôler toutes ses actions.

Toutes les actions mises en œuvre dans une entreprise doivent avoir pour but un gain. Si celui-ci n’est pas clairement identifié, quantifié et que sa mise en œuvre n’est pas surveillée, autant laisser tomber immédiatement : cela risque de vous coûter cher !

Plus généralement au sein d’une entreprise, rien n’est plus mauvais que le consensus immédiat autour d’un chef : un véritable contre-pouvoir doit exister pour challenger les décisions et leur mise en œuvre. C’est très souvent le rôle du département financier. Un bon financier n’est pas seulement une personne qui connait tous les mécanismes obscurs de la comptabilité mais surtout une personne qui cherche à savoir combien tout va coûter et rapporter !

4) La trésorerie est le nerf de la guerre.

Pas de cash, pas de boite. Aucune entreprise ne peut supporter longtemps une trésorerie déficitaire comme ce témoignage l’indique. Un excellent témoignage qui met l’accent sur le fait que les projets doivent être correctement mesurés, ne pas tout accepter d’un coup pour contrôler au mieux son ROI et sa trésorerie. Dans le cas de petites entreprises, seul le dirigeant a accès à la trésorerie ce qui ne devrait pas être le cas : le comité de direction doit avoir accès à cette information indispensable pour prendre les bonnes décisions.

5) Savoir correctement s’entourer

Dans le milieu des affaires, savoir s’entourer correctement et prendre le temps de la réflexion est indispensable.

Les personnes doivent être positives, challengeantes et entreprenantes. Rien de pire qu’un employé qui pense avoir raison mais qui se plaint tout le temps ou quelqu’un de mou. Savoir prendre en compte les remarques oui, mais croire que tout doit être parfait n’est pas bon : nous vivons dans un monde d’imperfection et le patron seul n’a pas la bonne réponse. L’entourage professionnel doit être capable de s’auto motiver ou de trouver la motivation dans un projet à long terme.

Les partenaires extérieurs sont cruciaux eux-aussi : délai de paiement, qualité de la prestation…cherchez à bien vous renseigner sur ceux-ci avant de faire des affaires avec !

6) « Ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier »

Toutes les mamies l’ont toujours dit : tout miser sur un seul cheval n’est pas bon. Tous les risques de concentration (un seul gros client ? un seul fournisseur pesant dans plus de 50% des achats…) doivent être mesurés et le fait d’en sortir doit devenir un axe stratégique prioritaire et son implémentation contrôlé.

Combien d’entreprises aujourd’hui peuvent se targuer d’avoir suffisamment diversifié leurs clients, leurs fournisseurs… ?

7) Ne pas rechercher la perfection mais ce qui marche : faire mieux, pas faire bien.

N’en déplaise aux ingénieurs, aux puristes en quête d’absolu, mais une entreprise qui marche n’est pas parfaite : toutes les entreprises au monde ont des problèmes comme peuvent en témoigner toutes les conversations dans les salles de machine à café. Souvenez-vous d’une entreprise où tout le monde disait que tout était parfait : ça n’existe pas.

Une entreprise qui marche est moins une entreprise qui ne se pose de grandes questions philosophiques qu’une entreprise qui cherche à faire mieux.

8) Faire attention aux clients (dans une certaine limite).

Non le client n’est pas roi. Il est extrêmement important, il faut le choyer, lui parler correctement (combien de vendeurs désagréables…). Mais l’écouter en permanence non. Vous croyez que les répondeurs automatiques des grandes sociétés (« Si vous souhaitez discuter de cela, tapez 1… ») sont là pour être agréables ? Ils sont là pour automatiser une tâche fastidieuse au maximum (répondre à 36 456 coups de téléphone par mois par exemple) dans les plus brefs délais et au moins cher. Le client attendra, tant pis.

Steve Jobs n’aurait pas sorti son Iphone s’il n’avait pas écouté son instinct : l’imagination de solution est plus importante que toutes les études de marché. Un produit qui marche est un produit utile, or les gens savent se plaindre mais pas souvent –parce qu’ils n’ont pas le temps ou qu’ils n’y ont pas réfléchi- proposer des solutions.

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Brainstorming ou remue-méninges

Ecrit par Alain Fernandez

Définition : Le brainstorming, littéralement tempête de cerveaux ou remue-méninges, est une méthode participative de résolution de problèmes s'appuyant sur la créativité spontanée des participants. En fait, c'est bien la spontanéité qui est recherchée. Voyons la démarche ou plutôt le protocole à suivre si l'on souhaite parvenir à un résultat

1) Principe, 1) Méthode, 3) Conseils, 4) Remarque, 5) Références

Déroulement d'une session de brainstorming

Un problème est un écart entre la situation actuelle et la situation désirée. Cet écart est parsemé d'obstacles connus et inconnus. Son franchissement n'est pas aisé. Piloter.org

Le protocole de brainstorming en pratique

Lors d'une session, toutes les idées sont notées sans y apporter aucun jugement.

Au contraire même, il est plutôt demandé aux participants de ne pas critiquer, et de ne pas hésiter à rebondir pour construire et laisser progresser la réflexion.

Ainsi, par association d'idées successives, on collecte de nombreuses pistes.

Déroulement

Une session de brainstorming se déroule en groupe d'une dizaine de personnes avec un animateur.

La première phase, une demi-heure, trois quart d'heure en moyenne, a pour finalité de collecter un maximum d'idées, comme décrit ci-dessus.

Ensuite, les idées collectées sont triées, rapprochées, organisées thématiquement et hiérarchisées. Un diagramme d'Ishikawa ou un diagramme d'affinités peuvent être utilisés pour réaliser ce travail de synthèse. Il est grandement préférable que l'animateur soit hors hiérarchie.

Une session de brainstorming réussie

Les 7 étapes pour réussir son remue-méninges...

• 1) On explique le processus

  Il est important que chacun des participants connaisse parfaitement les règles et le étapes du déroulement. Si un ou plusieurs membres du groupe n'ont jamais participé à une session de ce type, il peut être utile de réaliser quelques exercices pratiques pour bien comprendre les principes.

• 2) On précise les règles

  1. On ne critique pas, et on préserve son ouverture d'esprit.
  2. On laisse aller son imagination, par principe toutes les idées sont bonnes à formuler,
  3. On n'hésite pas à reprendre les idées des autres pour construire les siennes. 

• 3) Quel est le problème ?

  On s'assure que tous les participants ont une vision juste du problème à solutionner. Avant de commencer la session, on laisse quelques minutes de réflexion pour que chacun puisse bien intégrer le problème. Guère plus, il ne faut pas laisser s'envoler la spontanéité.

• 4) On écrit tout

  Le tableau blanc, visible de tous est encore le meilleur outil... Il fonctionne même en cas de panne de secteur :-)

• 5) On fait le ménage

  On élimine les idées similaires formulées différemment.

• 6) On trie, on groupe et on élimine

  On rapproche les idées, et on élimine celles qui sont impossibles ou hors de propos.

• 7) Les meilleures idées

  On sélectionne les meilleures idées (les moins mauvaises ?) parmi celles qui semblent réalisables en tenant compte de la problématique à traiter.

Conseil : Plutôt que de transformer la salle en une criée aux poissons, où seuls les extravertis s'expriment, préférez le brainstorming par écrit. Les idées sont alors notées sur un post-it, et ensuite affichées sur le tableau blanc (voir le déroulement des diagrammes d'affinités ici. On est ainsi pratiquement sûr que tous les participants s'expriment. D'autres part, le brainstorming est un exercice d'associations. Il est aussi profitable d'utiliser l'instrument clé : le Mind Mapping pour construire les idées et les solutions.

Comment rater une session de brainstorming ?

On croise à l'occasion des participants que l'on peut qualifier de "déviant" pour cet exercice.

3 exemples de participants déviants :

• 1) Celui qui est persuadé de savoir à l’avance ce qu'il faudra faire, et ne participe que si l'on va en son sens...
• 2) Celui qui exige que toutes ses idées soient conservées. Il tient à en garder la propriété, elles sont évidemment bien meilleures que toutes les autres suggestions de ses collègues...
• 3) Celui qui n'apprécie que les ambiances paisibles, et cherche à jouer le modérateur lorsque les échanges s'animent un peu et s'enrichissent !

Il faudra accorder un soin particulier à ces participants pour les recadrer avec psychologie au plus vite au risque de laisser dériver la session.

Le mot d'humeur...

Personnellement, je ne pratique plus le brainstorming. Le jeu est bien trop souvent faussé. Produire des idées sans jamais les commenter est une pratique bien difficile pour nous les latins-cartésiens où la liberté de critique est fondamentale à la réflexion commune. Une séance de "critique constructive", où l'on confronte les idées en gérant intelligemment la polémique, est d'expérience bien plus productive.

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