Établir un Budget et planifier les affaires

Mesurer est savoir

Lorsque votre entreprise est opérationnelle, il est essentiel de planifier et de gérer de façon serrée son rendement financier. La création d'un processus budgétaire est le moyen le plus efficace pour que votre entreprise, et ses finances, restent sur la bonne voie.

Ce guide expose les avantages de la planification des affaires et de l'établissement d'un budget et explique comment y arriver. Il suggère des points d'action afin de gérer la situation financière de votre entreprise de façon plus efficace et garantir que vos plans soient réalisables.

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PLANIFIER LA RÉUSSITE DE L'ENTREPRISE

Lorsque vous exploitez une entreprise, il est facile de s'enliser dans des problèmes quotidiens et d'oublier le contexte plus large. Cependant, les entreprises fructueuses investissent du temps afin de créer et de gérer des budgets, de préparer et de revoir des plans d'affaires et de surveiller régulièrement les finances et le rendement.

Une planification structurée peut faire toute la différence concernant la croissance de votre entreprise. Elle vous permettra de concentrer les ressources sur l'amélioration des bénéfices, la réduction des coûts et l'augmentation du rendement des investissements.

En fait, même en l'absence d'un processus formel, beaucoup d'entreprises effectuent la majeure partie des activités associées à la planification des affaires, telles que la réflexion concernant les domaines de croissance, les concurrents, la trésorerie et le bénéfice. La conversion de ceci en un processus cohésif pour gérer le développement de votre entreprise n'a pas à être difficile ni coûteux en temps. Le plus important est que les plans soient faits, qu'ils soient dynamiques et communiqués à toutes les personnes concernées. Voir la page de ce guide traitant de ce qu'il faut inclure dans votre plan annuel.

AVANTAGES

L'avantage clé de la planification des affaires est qu'elle permet de vous concentrer sur la direction de votre entreprise et fournit des cibles qui aideront votre entreprise à se développer. Elle vous donnera également l'occasion de prendre du recul et d'examiner votre rendement ainsi que les facteurs ayant une influence sur votre entreprise. La planification des affaires peut vous donner :

• une meilleure capacité à effectuer des améliorations constantes et à anticiper les problèmes.
• des informations financières fiables sur lesquelles baser des décisions
• une meilleure clarté et concentration
• une plus grande confiance dans vos prises de décisions

QU'INCLURE DANS VOTRE PLAN ANNUEL

L'objectif principal de votre plan d'affaires annuel est d'établir la stratégie et le plan d'action pour votre entreprise. Cela doit comprendre une image claire de votre situation financière actuelle, et prévue, pour l'année à venir.

Votre plan d'affaires annuel doit comprendre :

• un aperçu des modifications que vous voulez apporter à votre entreprise
• les modifications éventuelles de votre marché, de vos clients et de la concurrence
• vos objectifs et buts pour l'année
• vos indicateurs de rendement clés
• toute question ou tout problème
• tout changement opérationnel
• des informations concernant votre gestion et vos effectifs
• votre rendement financier et vos prévisions
• les détails de l'investissement dans l'entreprise

La planification des affaires est plus efficace lorsqu'il s'agit d'un processus continu. Elle vous permet d'agir rapidement lorsque nécessaire, plutôt que de simplement réagir aux événements après qu'ils aient eu lieu.

CYCLE HABITUEL DE PLANIFICATION DES AFFAIRES

1. Examinez votre rendement actuel par rapport aux cibles de l'année dernière et/ou de l'année en cours.
2. Comprenez les possibilités qui s'offrent à vous et les menaces
3. Analysez les réussites et les échecs que vous avez connus au cours de l'année précédente.
4. Examinez vos objectifs clés pour l'année à venir et modifiez ou établissez à nouveau votre planification à plus long terme.
5. Identifiez et raffinez les implications de votre examen en matière de ressources et établissez un budget.
6. Définissez les cibles concernant les profits et pertes et le bilan du nouvel exercice financier.
7. Concluez le plan.
8. Révisez-le périodiquement, par exemple, sur une base mensuelle, en surveillant le rendement, en examinant l'avancement et en atteignant les objectifs.
9. Revenez au numéro 1.

ÉTABLIR UN BUDGET ET PLANIFIER LES AFFAIRES

Les nouveaux propriétaires de petites entreprises peuvent exploiter leurs affaires de façon décontractée et peuvent ne pas voir le besoin d'établir un budget. Cependant, si vous planifiez l'avenir de votre entreprise, vous aurez besoin de financer vos plans. L'établissement d'un budget représente la façon la plus efficace de contrôler votre trésorerie, en vous permettant d'investir dans de nouvelles opportunités au moment approprié.

Si votre entreprise est en croissance, il est possible que vous ne soyez pas en mesure d’intervenir dans chaque partie de celle-ci. Il est possible que vous deviez partager votre budget entre différents domaines, tels que les ventes, la production, le marketing etc. Vous verrez que l'argent commence à se déplacer dans plusieurs directions au sein de votre organisation. Les budgets constituent un outil vital afin de garantir que vous gardez le contrôle des dépenses.

Un budget est un plan pour :

• contrôler vos finances
• garantir que vous pouvez continuer à financer vos engagements actuels
• vous permettre de prendre en toute confiance des décisions financières et d'atteindre vos objectifs
• garantir que vous disposez de suffisamment d'argent pour vos projets futurs

Il expose de quelle façon vous dépenserez votre argent et de quelle façon ces dépenses seront financées. Cependant, il ne s'agit pas d'une prévision. Une prévision est une prédiction de l'avenir alors qu'un budget est un résultat planifié de l'avenir, défini par votre plan, que votre entreprise veut atteindre.

AVANTAGES D'UN BUDGET D'ENTREPRISE

Il existe de nombreux avantages à rédiger un budget d'entreprise, y compris être en mesure de :

• gérer votre argent efficacement
• affecter les ressources appropriées aux projets
• surveiller le rendement
• respecter vos objectifs
• améliorer la prise de décision
• identifier les problèmes avant qu'ils ne surviennent, tels que le besoin de trouver de l'argent ou des difficultés de trésorerie
• planifier l'avenir
• augmenter la motivation du personnel

CRÉER UN BUDGET

Créer, surveiller et gérer un budget est capital pour le succès d'une entreprise. Cela devrait vous aider à affecter des ressources là où elles sont nécessaires, afin que votre entreprise reste rentable et performante. Il n'a pas besoin d'être compliqué. Vous devez seulement besoin de calculer ce que vous êtes susceptible de gagner et de dépenser au cours de la période budgétaire.

Débutez en posant ces questions :

• Quelles sont les ventes projetées pour la période budgétaire? Soyez réaliste; si vous surestimez, cela vous posera des problèmes ultérieurement.
• Quels sont les coûts directs des ventes, p.ex., les coûts de matériaux, de composantes ou de sous-traitants pour fabriquer le produit ou fournir le service?
• Quels sont les coûts fixes ou les frais généraux?

Vous devez ventiler les coûts fixes et les frais généraux par type, p.ex. :

• le coût des locaux, y compris le loyer, les taxes municipales et les frais de service
• les coûts reliés au personnel, p. ex., les salaires, les prestations, les primes du Régime québécois d'assurance parentale (RQAP), les cotisations à la Régie des rentes du Québec (RRQ) et au financement de la Commission des normes du travail (CNT)
• les services, p. ex., le chauffage, l'éclairage, le téléphone
• l'impression, l'affranchissement et la papeterie
• les dépenses en matière de véhicules
• les coûts de l'équipement
• la publicité et la promotion
• les dépenses de déplacement et de subsistance
• les frais juridiques et professionnels, y compris l'assurance

Votre entreprise peut avoir différents types de dépenses, et il est possible que vous deviez partager le budget entre les services. N'oubliez pas d'ajouter le montant que vous voulez vous verser, et d'inclure une provision pour l'impôt.

Votre plan d'affaires doit vous aider dans l'élaboration de ventes projetées, du coût des ventes, des coûts fixes et des frais généraux; alors il vaut la peine de le préparer en premier. Voir la page de ce guide traitant de la planification pour la réussite de l'entreprise.

Lorsque vous aurez les chiffres concernant les revenus et les dépenses, vous pourrez calculer combien d'argent vous gagnez. Vous pouvez examiner les coûts et découvrir des façons de les réduire. Vous pouvez voir s'il est probable que vous ayez des problèmes de trésorerie, ce qui vous donne le temps de prendre des mesures à cet égard.

Lorsque vous aurez élaboré un budget, vous devrez vous y tenir autant que possible, mais examinez-le et révisez-le au besoin. Les entreprises performantes ont souvent un budget roulant, et ils établissent constamment le budget, p. ex., pour une année à l'avance.

ÉTAPES CLÉS DANS LA RÉDACTION D'UN BUDGET

Il existe plusieurs étapes clés que vous devez suivre afin de vous assurer que vos budgets et vos plans soient aussi réalistes et utiles que possibles.

Prenez le temps d'établir le budget

Si vous investissez du temps dans la création d'un budget détaillé et réaliste, il sera plus facile à gérer et, au bout du compte, plus efficace.

Utilisez les chiffres de l'année précédente, mais uniquement en tant que guide

Recueillez des informations historiques sur les ventes et les coûts si elles sont disponibles; elles pourraient vous donner une bonne indication des ventes et des coûts probables. Mais il est également essentiel de prendre en compte vos plans en matière de ventes, la façon dont vos ressources en matière de ventes seront utilisées et tout changement dans l'environnement concurrentiel.

Créez des budgets réalistes

Utilisez des informations historiques, votre plan d'affaires et tout changement dans les opérations ou les priorités afin d'établir un budget pour les frais généraux et autres coûts fixes.

Il est utile d'étudier les relations entre les coûts variables et les ventes et ensuite d'utiliser votre prévision en matière de ventes afin de prévoir les coûts variables. Par exemple, si votre coût unitaire est réduit de 10 pour cent pour chaque 20 pour cent de ventes supplémentaire, quelle sera la réduction des coûts unitaires si vous connaissez une augmentation des ventes de 33 pour cent?

Assurez-vous que vos budgets contiennent suffisamment d'informations pour que vous puissiez facilement surveiller les catalyseurs opérationnels clés de votre activité économique tels que les ventes, les frais et le fonds de roulement. Un logiciel comptable peut vous aider à gérer vos comptes.

Faites participer les bonnes personnes

Il vaut mieux demander au personnel assumant des responsabilités financières de vous fournir des estimations de chiffres pour votre budget, par exemple, les cibles en matière de ventes, les coûts de production ou le contrôle d'un projet particulier. Si vous comparez leurs estimations aux vôtres, vous arriverez à un budget plus réaliste. Cette participation les engagera également de façon plus importante à respecter le budget.

CE QUE VOTRE BUDGET DOIT COUVRIR

Décidez du nombre de budgets dont vous avez vraiment besoin. Un grand nombre de petites entreprises ont un budget d'exploitation global qui indique le montant d'argent nécessaire pour exploiter l'entreprise au cours de la période à venir, habituellement une année. Dans le cadre de la croissance de votre entreprise, il est probable que votre budget d'exploitation total soit fait de plusieurs budgets individuels, tels que vos budgets de marketing ou des ventes.

CE QUE VOTRE BUDGET DEVRA INCLURE

Le flux de trésorerie projeté - votre budget de trésorerie projette votre position de trésorerie future mois par mois. L'établissement d'un budget dans ce sens est vital pour les petites entreprises, car il peut repérer toute difficulté que vous pourriez avoir. Il doit être examiné au moins tous les mois.

Coûts - habituellement, votre entreprise connaîtra trois sortes de coûts :

• les coûts fixes - les éléments tels que le loyer, les salaires et les coûts de financement
• les coûts variables - y compris les matières premières et le temps supplémentaire
• les coûts isolés d'immobilisation du capital - les achats d'équipement informatique ou de locaux, par exemple

Afin de prévoir vos coûts, il peut être utile d'examiner les dossiers de l'année précédente et de communiquer avec vos fournisseurs pour des soumissions.

Le chiffre d'affaires - les prévisions en matière de ventes ou de chiffre d'affaires sont habituellement fondées sur une combinaison de votre historique des ventes et l'efficacité que vous attendez de vos efforts futurs.

En utilisant vos prévisions en matière de ventes et de dépenses, vous pouvez préparer des bénéfices projetés pour les 12 prochains mois. Cela vous permettra d'analyser vos marges et d'autres ratios clés tels que votre rendement sur le capital investi.

UTILISEZ VOTRE BUDGET POUR CALCULER LE RENDEMENT

Si vous fondez votre budget sur votre plan d'affaires, vous créerez un plan d'action financière. Cela peut avoir de nombreuses fonctions utiles, particulièrement si vous examinez votre budget périodiquement dans le cadre de votre cycle annuel de planification.

Votre budget peut servir :

• d'indicateur des coûts et du chiffre d'affaires se rapportant à chacune de vos activités
• de façon de fournir des informations et de soutenir vos décisions de gestion tout au long de l'année
• de moyen de surveillance et de contrôle de votre entreprise, particulièrement si vous analysez les différences entre votre revenu actuel et votre revenu budgétisé

Analyse comparative du rendement

La comparaison de votre budget d'année en année peut être une excellente façon de faire une analyse comparative du rendement de votre entreprise; vous pouvez comparer les chiffres que vous avez projetés, par exemple, à ceux des années précédentes, afin de calculer votre rendement.

Vous pouvez également comparer vos chiffres concernant les marges et la croissance projetées à ceux d'autres sociétés du même secteur, ou au sein de différentes parties de votre entreprise.

Indicateurs de rendement clés

Afin d'augmenter le rendement de votre entreprise, vous devez comprendre et surveiller les catalyseurs clés de votre entreprise. Un déclencheur est quelque chose qui a une influence majeure sur votre entreprise. Il existe un grand nombre de facteurs influençant le rendement de chaque entreprise, c'est pourquoi il est vital de se concentrer sur un petit nombre d'entre eux et de les surveiller attentivement.

Les trois déclencheurs clés pour la plupart des entreprises sont :

• les ventes
• les coûts
• le fonds de roulement

Toute tendance concernant les problèmes de trésorerie ou de chute de la rentabilité seront visibles dans ces chiffres lorsqu'ils sont calculés par rapport à vos budgets et à vos prévisions. Ils peuvent vous aider à repérer des problèmes tôt s'ils sont calculés de façon cohérente.

EXAMINEZ VOTRE BUDGET PÉRIODIQUEMENT

Afin d'utiliser vos budgets efficacement, vous devrez les examiner et les réviser fréquemment. Ceci est particulièrement vrai si votre entreprise est en croissance et si vous planifiez de vous attaquer à de nouveaux domaines.

L'utilisation de budgets à jour vous permet d'être flexible et vous laisse également gérer votre trésorerie et identifier ce qui doit être atteint au cours de la prochaine période d'établissement de budget.

Deux domaines principaux à prendre en compte

Votre revenu réel - comparez chaque mois votre revenu réel à votre budget de ventes, en :

• analysant les raisons de tout manque à gagner, par exemple, des volumes de ventes plus faibles, des marchés peu animés, des produits non performants
• étudiant les raisons d'un chiffre d'affaires particulièrement élevé, par exemple, si vos cibles étaient trop basses
• comparant le moment choisi pour votre revenu à vos projections et en vérifiant qu'ils correspondent

L'analyse de ces variations vous aidera à élaborer les futurs budgets de façon plus exacte et vous permettra également d’intervenir au besoin.

Vos dépenses réelles - révisez périodiquement vos dépenses réelles par rapport à votre budget. Cela vous aidera à prédire les coûts futurs de façon plus fiable. Vous devez :

• regarder la façon dont vos coûts fixes ont différé de votre budget
• vérifier que vos coûts variables correspondaient à votre budget - normalement, les coûts variables correspondent à votre volume des ventes
• analyser toute raison de modification dans la relation entre les coûts et le chiffre d'affaires
• analysez toute différence dans le moment choisi pour vos dépenses, par exemple en vérifiant les modalités de paiement des fournisseurs

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