Les meilleurs dans les affaires ne sont pas forcément ceux qui explosent les résultats mais souvent ceux qui réussissent à atteindre les objectifs demandés. Tout l’art réside donc dans la détermination la plus exacte des objectifs – et des moyens mis en face.
1- Un budget oui… mais pour quel résultat ?
La première chose à déterminer pour faire des estimations de budget est de se concentrer sur les objectifs qui ont été fixés. Ces objectifs sont-ils ambitieux ?
Un budget ne doit pas être décorrélé de ce qui doit être atteint. Donc regardez et analysez en premier les nouveaux objectifs avant d’aller plus loin ! D’une discipline à une autre la done va changer : établir un budget marketing est souvent plus difficile compte tenu de l’incertitude établie sur le marché et du retour sur investissement des actions que d’établir un budget pour le renouvellement d’une partie de la chaîne de production.
2- Si tu ne sais pas où tu vas, regarde d’où tu viens
Comme souvent, repartir de l’historique peut aider. Regarder ce qui a été dépensé en budget l’année dernière est une bonne base pour commencer à faire des estimations sur ce qui va être nécessaire comme budget pour atteindre le nouveau plan.
Les grandes masses ne mentent jamais lorsque l’on parle budget. Regardez au sein du budget global les grandes clés de répartition : combien ont été dépensé dans les hommes, dans les machines, les actions promotionnelles…
Tout le monde peut ne pas avoir la chance de repartir de données historiques. Le mieux dans ce cas serait … de lire le point suivant !
3- Dis-moi ce que tu veux faire, je te dirai combien tu auras.
Défendre un budget, réclamer des moyens ne pourra se faire que si vous arrivez avec un plan d’action chiffré. Pour cela, vous ne devez pas rentrer dans des comptes d’apothicaires mais travailler avec un contrôleur de gestion pour voir les moyens qui vont vous être nécessaires pour faire ce que vous souhaitez.
Le plan d’action dans ses grandes lignes va être votre principal guide. Donc avant de rechercher immédiatement un budget, fédérez vos supérieurs sur votre plan d’action. Le budget sera plus facile à estimer et à négocier par la suite.
4- Une marge de sécurité tu te garderas
Personne n’aime cela, surtout les financiers, mais autant prévoir toujours un peu plus large sur le budget.
La remarque semble basique mais combien de personnes se retrouvent au milieu de l’année en se rendant compte que 80% du budget a déjà été dépensé ?
Un problème dans une action et c’est le risque de vous voir décrédibilisé en tant que manager sur votre projet.
5- 1 million = 1€ * 1 000 000
L’idée ici est de garder la proportion des choses. Tout budget doit se replacer dans un cadre plus global pour permettre de comprendre les grands chiffres de la société. Si vous n’arrivez pas à vous faire à l’idée de que le budget, le mieux est de le rendre plus concret en le rapprochant de données que vous maitrisez.
Typiquement, quand vous faites une soirée avec 25 personnes invitées et que vous cherchez à estimer ce que vous allez devoir acheter en nourriture et boisson, personne ne peut dire – à moins de venir d’une famille très nombreuse – le chiffre exact à prévoir. La meilleure technique est de partir de ce qu’en moyenne chacun va consommer (ex : 1 pizza pour 2 et une bouteille pour 2) pour ensuite faire une multiplication.
Par exemple pour un directeur cherchant à savoir combien sa masse salariale va lui coûter sur l’année, il faut repartir du nombre de personnes actuellement dans son service, du nombre de personnes supplémentaires prévus et reprendre les rémunérations mensuelles moyennes de chacun. On multiplie, on additionne et les grands chiffres vont se construire d’eux même.
Quand vous êtes perdu, repartez de données proches et multipliez : vous serez toujours plus réaliste.
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