COMPRENDRE LE PASSE, ANALYSER LE PRESENT ET SE PROJETER DANS L’AVENIR
Le tableau de bord est un outil de pilotage permettant de quantifier l'activité de l'entreprise, d'un service, d'une personne. A partir de données provenant d'une ou plusieurs sources. Le tableau de bord fournit une vision synthétique du passé, du présent et par conséquent du futur de l'entreprise, d'un service, d'une personne. A qui s’adressent ces outils en particulier ? Aux cadres dirigeants, Directeur général, Directeur financier, Directeur RH, Directeur commercial, mais aussi à tous les managers de toute entreprise, tous secteurs confondus, car ces outils s’adaptent à toutes les activités.
L’informatique décisionnelle (en anglais business intelligence) est l'informatique à l'usage des dirigeants d'entreprises. Elle désigne les moyens, les outils et les méthodes qui permettent de collecter, consolider, modéliser et restituer les données, matérielles ou immatérielles, d'une entreprise en vue d'offrir une aide à la décision et de permettre à un décideur d’avoir une vue d’ensemble de l’activité traitée.
Le reporting est probablement l'application la plus utilisée de l’informatique décisionnelle, cela permet aux gestionnaires :
- De sélectionner des données relatives à telle période, telle production, tel secteur de clientèle, etc.
- De trier, regrouper ou répartir ces données selon les critères de leur choix
- De réaliser divers calculs (totaux, moyennes, écarts, comparatif d'une période à l'autre…)
- De présenter les résultats d’une manière synthétique ou détaillée, le plus souvent graphique selon leurs besoins ou les attentes des dirigeants de l’entreprise
Le reporting est complété par le tableau de bord, qui lui est un outil d’évaluation de l’organisation d'une entreprise ou d'une institution constitué de plusieurs indicateurs de sa performance à des moments donnés ou sur des périodes données.
Un tableau de bord de pilotage est constitué d'un ensemble d'indicateurs définis de manière consensuelle, de procédures de collecte d'information et de procédures d'exploitation (utilisation des résultats). Il permet de répondre aux objectifs de management suivants :
- Evaluer la performance
- Réaliser un diagnostic de la situation
- Communiquer et informer
Tableau de bord et reporting: objectifs et principes
L’objectif d’un tableau de bord est de piloter l’organisation à travers des indicateurs (regroupés dans un tableau de bord) et informer la hiérarchie des résultats. Le but principal est de fournir une aide à la décision et à la stratégie d’une entreprise dans son ensemble, ou d'un service en particulier.
Le tableau de bord est un ensemble d'indicateurs de pilotage, construits de façon périodique, à l'intention du responsable, afin de guider ses décisions et ses actions en vue d'atteindre les objectifs de performance.
Le tableau de bord :
- permet le contrôle de gestion en mettant en évidence les performances réelles et potentielles ainsi que les dysfonctionnements
- est un support de communication entre responsables
- favorise la prise de décision, après analyse des valeurs remarquables, et la mise en œuvre des actions correctives
- peut être un instrument de veille permettant de déceler les opportunités et risques nouveaux
Le reporting, quant à lui, est un ensemble d'indicateurs de résultat, construit a posteriori, de façon périodique, afin d'informer la hiérarchie des performances de l'unité.
Dans le cadre d'une gestion décentralisée, le reporting permet de vérifier que les centres de responsabilité respectent leurs engagements contractuels.
En bref, Le tableau de bord est un outil de pilotage, le reporting est un outil de contrôle. Les deux fonctionnent ensemble et se complètent.
A quoi ressemble un bon tableau de bord ?
S'il n'existe pas, par définition, de tableau de bord type, certaines règles relatives à sa structure et la qualité des informations qu'il contient s'appliquent à l'ensemble des tableaux de bord.
Une méthodologie type d’élaboration d’un tableau de bord :
La mise en place d’un tableau de bord suppose une réflexion approfondie sur les paramètres à surveiller (appelés facteurs clés de succès) ainsi que sur les critères de performance caractéristiques de ces facteurs clés de succès. La difficulté d'élaboration du tableau de bord réside dans la sélection d'indicateurs parmi la masse des informations fournies par les systèmes comptable et de contrôle de gestion. Le tableau de bord est constitué d'indicateurs de pilotage, c'est-à-dire un ensemble d'indicateurs de suivi et de résultat.
Le choix des indicateurs est primordial : ils sont bien sûr en lien direct avec le type d’activité et les éléments importants à connaître en temps réel ou à anticiper à court terme.
Les indicateurs doivent être :
- pertinents : répondre, au bon moment, aux besoins du responsable auquel le tableau de bord s'adresse
- obtenus rapidement afin de mener à temps les actions correctives. On privilégie la rapidité d'obtention à la précision de l'information
- synthétiques : l'ensemble des indicateurs doit offrir une image globale et complète de l'entreprise ou du champ d'activité du responsable
- contingents : répondre à la situation et aux attentes du moment. Le tableau de bord n'a donc pas un contenu uniforme, ni entre les services, ni dans le temps, même s'il doit présenter une certaine stabilité afin de procéder à des comparaisons dans le temps.
Les bons indicateurs sont propres à chaque secteur d'activité, chaque entreprise. Un bon fournisseur de logiciels saura conseiller les PME, les ETI dans la mise en place, la formation, l’utilisation au quotidien de logiciels de gestion et de reporting.
Précisions d’un spécialiste, Stéphane COIRRE (AGI), 30 ans d’expérience dans l’Intégration de solutions de gestion et de reporting
1.Quel est l’intérêt principal pour un manager de recourir à des reportings et tableaux de bords pour mener à bien ses missions ?
Prendre des décisions majeures ou mineures sur des faits quantifiables.
Le tableau de bord permet de mesurer la performance d’une entreprise ou d’un service dans le temps à travers des indicateurs stables. Il répond à des enjeux de gouvernance et à la stratégie à long terme de l’entreprise.
Le reporting permet de produire une analyse à l’instant T. Il répond à un besoin ponctuel, à une étude de coût, à une prise de décision à court ou moyen terme.
Ces outils sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise à court, moyen et long terme.
Sans ces outils, le manager navigue à vue! Aujourd’hui, il n’y a pas de management stratégique sans analyse de ses données à court, moyen et long terme.
2.Quelques exemples de ce que permettent les reportings selon les secteurs d’activité ?
Voici quelques exemples concrets :
Reporting RH
Permet d’analyser les écarts de salaires, de charges, les absences et plannings des équipes, analyser les effectifs (recrutement, turn over, etc.), la répartition de la masse salariale, la pyramide des âges, l’évolution des départs en formation par statut, etc.
Reporting Commercial
Permet de suivre les ventes, de mesurer le nombre de clients et prospects visités, le nombre de propositions commerciales établies, le taux de transformation en commande, l’évolution du chiffre d’affaires, des marges commerciales, connaitre les classements par produit, par client, par région etc.
Décisionnel Financier
Permet de suivre de près la trésorerie, d’analyser les écarts entre le réalisé et le budgété, de disposer de tableaux de synthèse pour la comptabilité, les achats, les ventes et les stocks, calculer les soldes intermédiaires de gestion en temps réel etc.
3.Quelles sont les limites de ces outils ?
L’une des difficultés principale est que les données sont souvent éparpillées sur différents logiciels, différents fichiers. Les logiciels de BI ou reporting sont LA solution, car ils permettent d'agréger les différentes informations de l'entreprise dans un entrepôt de données et mettent à disposition des outils pour interroger ces données.... Business Objects, Hyperion, Cognos... pour ne citer que les plus connus.
Ces outils sont jugés complexes et demandent beaucoup de moyen de mise en œuvre par les managers qui sont censés les utiliser.
Au final, ils se tournent vers l’alternative qu’ils connaissent… Excel ! Car Excel est une finalité.
Pour beaucoup, Excel est l'outil magique.
C’est un outil peu onéreux, puissant et universel, idéal pour créer des tableaux, des graphiques et appuyer des présentations PowerPoint ou PDF. De plus, il peut se plugger à des outils de BI.
Je l’affirme : "Qu’on le veuille ou non, malgré tous les outils de BI les plus esthétiques du monde, 90% des tableaux de bord finissent dans Excel."
Toutefois, il faut bien l’admettre, Excel comporte de nombreux désavantages :
1. Il n'y a aucune sécurité des données. «Dans de nombreuses sociétés, les salariés s’envoient des fichiers Excel avec l’intégralité du fichier client, soit leur fonds de commerce. La faille est Majeure. ».
2. La taille des fichiers. Trop de données injectées et le fichier Excel est trop volumineux pour être envoyé par email et plante régulièrement sur le réseau de l’entreprise.
3 .Excel est très chronophage, car il est manuel.
4. Les erreurs de saisie ou de formule. « Les fournisseurs de tableur annonce 1 erreur par feuille Excel ». Nous estimons que 35% des tableaux de bords sont erronés.
5. Pas de travail collaboratif, aucune synergie des besoins : bien souvent chaque service crée sa propre « usine à gaz » produire le même reporting final !
6. Pas de mobilité, pas d’alertes…
Nous avons pris acte de l’ensemble de ces différents constats :
Axio, Catalogue est un logiciel qui conserve tous les avantages d'Excel sans les inconvénients. Simple à utiliser, Axio, Catalogue garantit des données sécurisées et offre avant tout une très grande autonomie à l'utilisateur final. Ce logiciel permet aux manageurs opérationnels et dirigeants de construire des tableaux d'analyse dans des environnements bureautiques qu'ils maîtrisent déjà : Excel/ OpenOffice ou un navigateur.
Les forces de :
- Mise en place rapide
- Autonomie de l'utilisateur final
- Adaptation à la taille et au secteur de l'entreprise
- Le coût de mise en œuvre
Nous incarnons la nouvelle génération des outils d'aide à la décision, qui par son agilité et sa souplesse est capable de répondre à des besoins de court terme et moyen terme, tout en assurant la continuité des tableaux de bords existants.
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