7 choses que vous pouvez faire lorsque vos clients refusent de payer à temps

Ecrit par Peter Daisyme
Traduit par Vincent van Heesewijk

Les paiements à temps sont essentiels à la santé de votre entreprise.

Les paiements à temps sont essentiels à la santé de votre entreprise. Mais inévitablement, vous rencontrerez au moins un client qui ne parvient pas toujours à payer à temps. Si cela continue à devenir un problème, c'est à vous de prendre des mesures proactives et de corriger la situation.
Vous aurez beaucoup d'options dans votre arsenal pour y faire face.

Pourquoi les paiements à temps sont importants

Tout d'abord, couvrons pourquoi c'est une question importante en premier lieu. Qui se soucie si vos clients ne parviennent pas à payer à temps en retard de temps en temps?

• Flux de trésorerie. L'impact premier et le plus important ici est sur les flux de trésorerie de votre entreprise. Si vous n'obtenez pas de revenu de façon constante ou prévisible, vous pourriez vous retrouver dans l'impossibilité de faire vos propres paiements à temps. Plus que le total des revenus, les flux de trésorerie sont un indicateur de la capacité de votre entreprise à réussir. En fait, il est possible qu'une entreprise ferme ses portes en raison d'une pénurie de liquidités même si elle est techniquement rentable sur papier. Rester au fait de vos factures et prendre des mesures correctives lorsque vous ne recevez pas de paiements à temps, est l'une des stratégies les plus fiables pour garder votre flux de trésorerie fermement positif.
• Livres. Les paiements de factures sont également importants pour garder vos livres en ordre, surtout avec les fermetures de fin de mois et de fin d'année. Les factures soumises sont souvent comptabilisées comme des revenus, mais si ces revenus n'existent pas, vos rapports peuvent être inexacts. Cela peut ne pas importer à une petite entreprise qui commence tout juste. Toutefois, si vous faites rapport aux investisseurs conseil d'administration, ou le public, vous aurez quelques explications supplémentaires à faire.
• Réputation. Accepter des paiements en retard pourrait nuire à votre réputation et vous exposer à de futurs problèmes. Par exemple, vos clients peuvent devenir plus nonchalants sur les paiements et les commandes si vous construisez cette réputation.
• Problèmes complexes. Tous ces problèmes s'aggravent avec le temps. Donc, plus vous attendez pour régler la situation, plus les conséquences que vous allez faire face. Par exemple, lorsqu'un client apprend qu'il peut retarder les paiements, il en prend l'habitude, délibérément ou inconsciemment. Au fur et à mesure que vos livres s'embrouilleront, il deviendra plus difficile de prédire ou de tracer votre progression globale.

Stratégies pour améliorer les paiements en temps opportun
Heureusement, il existe une variété de stratégies que vous pouvez employer si vous vous trouvez constamment incapable d'obtenir des paiements de vos clients à temps:

1. Resserrez votre processus de facturation.

Votre première étape consiste à auditer votre processus de facturation. Les chances sont, quelque chose ne va pas avec cela. Si vous n'avez pas de processus de facturation entièrement documenté et en place, cela devrait être le premier endroit où vous commencez. Au-delà, vous devrez être cohérent sur le moment où vous émettez des factures et comment vos services communiquent. De plus, les termes et conditions ainsi que les pénalités de retard doivent être clairement définis. Sans un processus de suivi en place, vos factures seront facilement perdues ou ignorées. Il y a deux étapes à ce processus; D'abord, assurez-vous que vos procédures ont du sens sur papier. Avez-vous des protocoles fermes en place, ou est-ce que vos employés sont supposés le piloter? Ensuite, surveillez et engagez vos employés pour vous assurer qu'ils suivent ce processus sur papier en temps réel. Si elles ne sont pas cohérentes avec leur implémentation, cela pourrait compromettre vos résultats.

2. Émettre des avertissements formels.

Si votre client est en retard de plus de quelques jours, c'est une bonne idée d'émettre un avertissement formel. Vous pouvez commencer par un courriel donnant au client un rappel amical de la façon dont ils peuvent payer. Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez utiliser des courriels de suivi, des lettres et des appels téléphoniques pour faire le suivi du paiement. Si nécessaire, vous pouvez également avertir votre client d'une action en justice si la facture reste impayée. Ceux-ci sont importants pour plusieurs raisons. Plus important encore, ils résoudront des erreurs innocentes (le client a tout simplement oublié) et feront pression sur l'entreprise pour qu'elle effectue un paiement complet.

3. Modifiez les termes pour vos meilleurs (et pires) clients.

Si vous avez des clients problématiques spécifiques ou des clients spécifiques qui paient toujours à temps, envisagez de choisir des conditions de paiement différentes. Par exemple, si le client paie habituellement en retard, vous pouvez envisager de modifier les conditions de ces clients. En outre, vous devrez également considérer si et comment vous pénaliser les paiements en retard. Certains états ont une limite stricte sur combien de frais de retard vous pouvez facturer, alors assurez-vous de faire vos recherches; Dans le cas contraire, un taux d'intérêt annuel ne dépassant pas 10% vous permettra probablement de respecter ces restrictions.

4. Acceptez plus de types de paiements et de plans.

Certains clients ne pourront pas ou ne voudront pas payer à temps simplement en raison de leur situation. Ils peuvent être aux prises avec des flux de trésorerie, ou sont tellement bombardés de travail, ils oublient de payer leurs factures en temps opportun. Heureusement, cela peut être facilement résolu en offrant des plans de paiement alternatifs. Par exemple, vous pouvez fractionner une grande facture en trois ou quatre factures plus petites ou configurer un plan de versement hebdomadaire. Si vous le pouvez, discutez ouvertement et honnêtement avec votre client de la raison pour laquelle il ne fait pas de paiements en temps opportun; Si vous pouvez découvrir la cause première, il sera beaucoup plus facile de trouver une solution.

5. Utilisez l'affacturage.

Si vous êtes dans une situation difficile et que vos modifications ne sont pas encore appliquées, vous pouvez poursuivre une stratégie appelée affacturage. Le processus est assez simple. vous recherchez une société d'affacturage qui peut vous fournir des services d'affacturage, et vous «vendez» à ces sociétés vos factures impayées ou en souffrance pour un montant fixe, généralement un pourcentage spécifique inférieur au montant total dû. La société d'affacturage poursuivra le client pour le paiement, et vous aurez à partir avec l'argent. Ce n'est pas une bonne solution à long terme, puisque vous allez perdre de l'argent et courir après vos clients presque constamment, mais c'est un bon moyen de passer un patch de flux de trésorerie brut.

6. Mettre le feu aux clients problématiques.

Si vous avez une sélection de clients qui sont constamment frustrés, vous devriez envisager de les licencier complètement. Si vous êtes une jeune entreprise aux prises avec des problèmes de revenu, cela peut sembler être un gaspillage de revenus - mais vous n'obtiendrez pas toujours ces revenus de façon constante. Si un client a cessé toute forme de contact, ce processus de licenciement sera facile: il s'attendra probablement à ce que vos services et / ou vos communications cessent. Sinon, vous devrez avoir une conversation directe et directe

7. Prendre des mesures juridiques. 

Si vous avez épuisé toutes les autres options, vous pouvez envisager une action en justice. Collectez autant d'informations que possible sur l'engagement et contactez un avocat pour discuter des possibilités. Selon le montant dû, il ne vaut peut-être pas la peine de perdre votre temps et votre argent pour régler le retard de paiement. Pesez donc soigneusement vos options avant de continuer.Instructions générales pour réussirSi vous voulez réussir avec l'une de ces stratégies, vous devrez: suivez ces conseils au minimum: 

• Documentez tout. Vous aurez besoin d'une trace écrite si vous devez confronter votre client à propos de paiements manquants. Vous pouvez également en avoir besoin si vous avez besoin de preuves dans une situation légale. Documentez tout ce que vous pouvez, y compris vos appels téléphoniques. 
• Automatisez tout ce que vous pouvez. La facturation est difficile à faire manuellement. Cela dit, faites des efforts pour que chaque étape de votre stratégie de facturation et de suivi soit automatisée par logiciel. Cela réduit le risque d'erreur humaine qui interfère avec le processus 
• Soyez poli, mais persistant. La politesse est une stratégie sous-estimée pour assurer le paiement de la facture. Lorsque vous communiquez par courriel ou par téléphone, évitez d'utiliser un langage grossier ou accusateur. Au lieu de cela, commencez une conversation et apprenez ce que vous pouvez sur les circonstances du client 
• Concentrez-vous sur interne, puis externe. Avant de mettre en œuvre des mesures punitives ou de traiter avec des clients à l'externe, concentrez-vous sur ce que vous pouvez faire pour améliorer votre propre entreprise et vos processus.

Les retards de paiement chroniques sont un problème auquel de nombreuses entreprises doivent éventuellement faire face. Heureusement, avec quelques changements stratégiques et un engagement à réviser votre approche, vous devriez avoir aucun problème à restaurer votre processus de facturation à ce qu'il était.

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