En parvenant à obtenir la bonne information au bon moment, vous économiserez de l’argent et des ressources et augmenterez votre productivité.
La crise économique tend à pousser les entreprises à trouver de nouveaux moyens pour réaliser des économies. Des optimisations de temps et de ressources peuvent être réalisées simplement en obtenant la bonne information au bon moment. Un des meilleurs moyens d’assurer la survie de votre société est au travers de la planification stratégique. Ce document se focalise sur les défis auxquels font face les hautes sphères du management (CIOs, DSI, Managers IT, Chefs de Projet) et les manières de les surmonter en gérant correctement les risques et en suivant les projets et les budgets.
Pourquoi avez-vous besoin d’information pour gérer les projets?
Un chef de projet s’occupant de multiples projets à la fois doit investir beaucoup de temps pour suivre ces derniers de manière individuelle tant il y a d’aspects à contrôler. Sachant qu’il est essentiel de détecter les zones de problèmes avant qu’elles ne deviennent critiques, un trop grand nombre de projets simultané peut demander un travail excessif et amener à des délais avec des conséquences financières.
Les outils de gestion de projet offrent une vue globale de l’ensemble du portefeuille de projets de la société et apportent une solution pouvant faire gagner beaucoup de temps et contribuer à la réussite de ces projets. Recevoir la bonne information au bon moment peut typiquement faire la différence entre un projet réussi et échoué. Les bons outils peuvent ainsi vous aider à optimiser vos ressources (humaines, monétaires) et vos planifications.
L’importance de l’accès à l’information :
Pourquoi l’information est-elle si importante ? Au delà du concept d’information en tant que source de pouvoir, cette dernière est aussi l’élément de base de la gestion de projet. En effet, elle est essentielle à tous les aspects et étapes d’un projet, en créant une continuité. Cette information parvient sous diverses formes telles que des requêtes, planification, budgets, ressources, risques, facturation, etc. Le niveau, le type et la quantité d’information requis dépendent de votre rôle dans le processus. Plus votre rôle est élevé, plus vous aurez besoin d’informations globales vous apportant une vue d’ensemble.
Une étude récente auprès des DSIs montre que les 3 mesures les plus efficaces pour estimer le succès d’un projet sont: l’alignement avec la stratégie de l’entreprise, la génération de revenus et la baisse des coûts. Chacun de ces critères peut être directement lié et dépendant de l’information. En effet, pour être aligné à la stratégie de l’entreprise, vous avez besoin d’informations précises et qualitatives. Quel est l’objectif du projet? De quelle manière s’aligne-t-il? Va-t-il générer des bénéfices? Quelle est l’estimation de ces bénéfices? Va-t-il faire réaliser des économies?
De quelles informations a-t-on besoin ?
Nous savons tous que l’information est essentielle à la gestion de projet, mais parmi l’ensemble des données à disposition, lesquelles sont importantes, et pour qui ? Du point de vue des managers, le besoin est d’avoir une vue globale de l’ensemble des projets. Il leur est en effet primordial de déterminer quels projets comportent des risques, sont en retard sur le planning ou encore en dépassement budgétaire. Les informations les plus importantes sont les budgets, les ressources, la planification et la collaboration.
Suivre les coûts et gérer les budgets :
Le suivi des coûts et les dépassements budgétaires sont essentiels pour s’assurer de la réussite du projet. Lors de la gestion de multiples budgets, il est recommandé d’avoir une vue complète comprenant chaque budget séparé. Avec une information correcte, il vous sera plus aisé de prendre de bonnes décisions (doit-on revoir le budget, réassigner des ressources ou redéfinir le projet ?)
Gérer les ressources de projet :
Une des difficultés survient lorsque l’on doit gérer des ressources de divers départements ou mobilisées sur plusieurs projets. Pour y parvenir, la centralisation de la gestion des ressources permet aux chefs de projet de s’assurer que l’information est correctement partagée avec l’ensemble des membres d’équipes de projet, et cela pour tous les projets. Afin de s’assurer d’une utilisation des ressources efficace permettant de diminuer les coûts et d’optimiser leur affectation, il est essentiel de disposer des bonnes informations. La capacité à visualiser facilement la disponibilité des ressources, à faire correspondre les bonnes compétences pour chaque tâche et à s’assurer que la charge de travail corresponde aux capacités à disposition sont des points essentiels à savoir afin de parvenir à ses fins.
Gérer les risques :
Tous les projets comportent des risques – mineurs ou majeurs – ayant le potentiel d’avoir un impact négatif sur le projet. Il est donc important de déceler l’ensemble des risques pour chaque projet, d’en estimer l’impact éventuel et de prévoir des ressources capables de résoudre ces derniers ou d’en diminuer les conséquences. Il faut pour cela de l’information précise et au bon moment, permettant de prendre des décisions informées et d’augmenter ainsi les probabilités de générer de bons résultats et de diminuer les coûts.
La collaboration :
La définition technique de la collaboration est un travail commun orienté vers un même but. Dans la gestion de projet, on entend par collaboration l’effort commun de partage de l’information entre les différentes parties prenantes au projet, permettant de la rassembler et d’obtenir ainsi une vision d’ensemble et de prendre des décisions informées. Cette collaboration est d’autant plus nécessaire lors de projets croisés ou même de portefeuilles de projets croisés, car les informations se retrouvent dispersées. Il est donc important que les équipes de projets (tant internes qu’externes) collaborent pour partager cette information afin que le chef de projet ait tous les éléments en main pour faire des calculs précis du chemin critique. Une collaboration effective utilise tous les outils à disposition pour connecter chaque membre d’une équipe de projet et pour partager l’information. Cela permet de planifier le projet, de produire des plannings globaux, de gérer le temps et les coûts ainsi que les ressources et l’équipement nécessaire au moment adéquat. De plus, le partage efficace de l’information réduit les délais, raccourcit le temps de résolution de problèmes et apporte une valeur ajoutée à l’entreprise.
Conclusion
La solution de gestion de projet Genius Project offre la bonne information dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Grâce à ses tableaux de bords configurables, notre solution vous permet de décider si vous préférez avoir une vue d’ensemble de tous vos projets ou des analyses détaillées avec des informations spécifiques, le tout en quelques clics. Vous pouvez également configurer le niveau d’information auquel aura accès chaque type d’utilisateur. Vous serez capable de gérer tous les points essentiels de votre portefeuille de projet tels que la gestion des ressources, des budgets, les suivis de coûts et de temps, la gestion des risques et plus encore.
Avec une information complète et facilement accessible vous serez à même de réduire les coûts, améliorer la visibilité dans vos projets et réduire ou éliminer les processus inefficaces et déchets afin de vous assurer du succès de vos projets.
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