La création et la publication de rapport d'activité

Par Alain Fernandez

Le reporting, qu'est-ce que c'est ?

Définition : Le terme "Reporting" désigne une famille d'outils de Business intelligence destinés à assurer la réalisation, la publication et la diffusion de rapports d'activité selon un format prédéterminé.

Ils sont essentiellement destinés à faciliter la communication de résultats chiffrés ou d'un suivi d'avancement.

Principe

L'outil de reporting assure l'interrogation des bases de données selon les requêtes SQL préparées lors de l'élaboration du modèle. Le rapport d'activité peut ensuite être publié sur l'Intranet, périodiquement en automatique ou ponctuellement à la demande.

L'outil offre bien entendu des fonctions spécifiques pour l'élaboration du modèle du rapport, des modules de calcul et de présentation (graphiques) afin de concevoir des comptes rendus particulièrement seyants et pertinents.

Comment ça marche ?

Utiliser les outils de publication de rapport d'activité

Avec les outils requêteurs, l'utilisateur peut formuler des requêtes d'interrogation "ad hoc" à volonté. Les outils de reporting ne sont pas à proprement parlé des instruments d'aide à la décision.

Bien que, lorsqu'ils sont utilisés correctement, on peut juger qu'ils permettent au responsable de disposer d'une précieuse vue d'ensemble de son activité, ils sont en fait surtout destinés à "rendre compte" du travail effectué auprès de la hiérarchie.

Commentaire (critique)

Le reporting s'inscrit dans une longue tradition du management par le contrôle. Nous sommes bien loin des possibilités d'autonomie que peut offrir la technologie de la Business Intelligence aujourd'hui. 
Ainsi, on ne confondra pas Reporting avec tableau de bord. Ces deux instruments n'ont absolument rien à voir.

Comment Réussir son reporting ?

Un "rapport réussi" est un rapport suffisamment pertinent et correctement présentés pour intéresser ses destinataires, soutenir l'attention et susciter des commentaires constructifs.

La démarche se déroule en 6 temps :

• 1. Choisissez les bons objectifs
  Quel message souhaite-t-on transmettre ? C'est la première question à se poser lorsque l'on élabore un rapport d'activité à diffuser.
• 2. Collectez les données
  Tout commence par une parfaite collecte de données. L'informatique et les outils d'ETL ne suffisent pas. Il ne faut pas hésiter à consulter autour de soi pour confronter les enseignements et valider les données une fois placées en perspective avec la réalité des activités.
• 3. Transformez les données en information
  On évitera de surcharger le rapport de données. Un trop grand nombre de données risque de détourner l'attention et de perturber la perception du message. Il est préférable de se focaliser uniquement sur les informations essentielles. Pour cela il faut au préalable bien définir le message à faire passer. Le tri des données entre "le bon grain et l'ivraie", "les vital few and trivial many" de Vilfredo Pareto confirmé par Joseph M. Juran, sera effectué en référence à la première étape : "choisissez les bons objectifs".
• 4. Optimisez le rapport
  Un bon rapport interpelle ses destinataires. Utilisez les graphiques adéquats pour chaque type d'information que vous souhaitez communiquer. Les outils de présentation ne sont pas interchangeables. Pour que le sens de l'information soit transmis sans distorsion, il est important de choisir le bon graphique et les bonnes couleurs. Voir notamment Choisir le bon graphique.
• 5. Limitez le nombre de présentations graphiques
• Un bon rapport est un rapport simple. Là encore, il ne faut pas surcharger le rapport en multipliant les informations au risque de fausser le message que l'on souhaite transmettre. Pour ne pas perdre de vue ce principe fondamental de la transmission d'information, les concepteurs anglo-saxons utilise le sigle KISS pour Keep It Simple, Stupid !, vraisemblablement un clin d'oeil au film de Billy Wilder : Kiss me stupid ! (Embrasse-moi Idiot !)
• 6. Ne perdez aucune occasion de Feed Back
  Comment est perçu le message ?
• Il est toujours profitable d'étudier la manière dont le message est perçu par ses destinataires dans une logique d'amélioration continue.

Les différents types :

• De suivi d'activité
  Le modèle classique de contrôle périodique de l'activité d'une entité placée sous une autorité
• Financier
  Suivi des budgets et autres éléments de l'analyse financière, voir la page suivante Reporting financier
• Projet
  Suivi d'avancement et communication autour d'un projet relativement conséquent
• Social
  Dans le cadre de la Responsabilité Sociale des Entreprises
• Développement durable
  Voir le dossier Développement durable, le bilan carbone et le tableau de bord du développement durable et notamment le global Reporting initiative et les indicateurs du développement durable

• Quelques produits types

  • SAP Business Object Crystal Report
  • Cognos Report Net
  • Oracle Report ...
  • Et bien sûr Microsoft Excel...
  
  
  

     Les outils Open Source

  • Jasper report www.jaspersoft.com
  • Open Report oreports.com
  • Birt www.eclipse.org/birt/phoenix
  • Les outils de reporting Open Source
  Les principaux outils sont en mesure de produire des rapports sous différents formats comme HTML, RTF, PDF, XML CSV (Excel)... 
  

  Les reportings sont-ils utiles ?

  Il y a déjà quelques années, le journal du net publiait les résultats d'un intéressant sondage (enquête en ligne) à propos des pratiques du Reporting en entreprise titré "Les reportings jugés pertinents mais chronophages"
• 
  
• Si 67 % estiment que les reportings prennent en compte des indicateurs pertinents, 62 % considèrent que l'élaboration de ces derniers demande trop de travail: plus d'1/2 heure par semaine pour 76 % d'entre eux, soit les 3/4 des managers interrogés.

Fiabilité

Plutôt intéressant, seulement 19 % des personnes interrogées affirment ne jamais "estimer" certains éléments et se fient uniquement au données collectées. 
En revanche, 36 %, soit plus d'un tiers, recours "souvent" à la pratique des "résultats à l'estime"...

 Utilité

Plutôt curieux, 9 % soit pratiquement 1/10 avouent ne pas vraiment savoir à qui sont destinés les reportings...

 En conclusion

Selon cette enquête : (Les résultats de l'enquête sont disponibles ici)

• 1 rapport d'activité sur 5 est assurément fiable.
• 1 rapport d'activité sur 3 est assurément faux.
• De toute façon une bonne frange de responsables d'activité, 1 sur 10 tout de même, ne sait pas "pour qui" ni "pourquoi" il le fait ...

SOURCE