Comment mieux gérer votre flux de trésorerie

Traduit de l'anglais par Vincent van Heesewijk

Ces quatre étapes vous aideront à garder une trace de l'argent entrant et sortant de votre entreprise en pleine croissance.

L'argent est roi quand il s'agit de la gestion financière d'une entreprise en pleine croissance. Le décalage entre le moment où vous devez payer vos fournisseurs et vos employés et le temps que vous collectez auprès de vos clients est le problème, et la solution est la gestion de la trésorerie. À son plus simple, la gestion des flux de trésorerie signifie retarder les dépenses en espèces le plus longtemps possible tout en encourageant quiconque vous doit de l'argent pour le payer le plus rapidement possible.

Mesurer les flux de trésorerie

Préparer des projections de flux de trésorerie pour l'année prochaine, le prochain trimestre et, si vous êtes sur un terrain instable, la semaine prochaine. Une projection précise des flux de trésorerie peut vous alerter avant que cela ne se produise.
Comprendre que les plans de trésorerie ne sont pas des aperçus dans le futur. Ils sont des suppositions éclairées qui équilibrent un certain nombre de facteurs, y compris les antécédents de paiement de vos clients, votre propre rigueur à identifier les dépenses à venir, et la patience de vos fournisseurs. Méfiez-vous de supposer sans justification que les comptes débiteurs continueront à arriver au même rythme qu'ils l'ont fait récemment, que les comptes créditeurs peuvent être prolongés autant que par le passé, que vous avez inclus les dépenses telles que les améliorations des immobilisations, les intérêts sur les prêts et le capital; et que vous avez tenu compte des fluctuations saisonnières des ventes.

Commencez la projection de votre flux de trésorerie en ajoutant de l'argent en caisse au début de la période avec d'autres espèces à recevoir de diverses sources. 

Dans le processus, vous finirez par recueillir des informations auprès des vendeurs, des représentants du service, des collections, des agents de crédit et de votre service financier. Dans tous les cas, vous poserez la même question: combien d'argent sous la forme de paiements de clients, de revenus d'intérêts, de frais de service, de recouvrements partiels de mauvaises créances et d'autres sources allons-nous recevoir, et quand?

La deuxième partie de faire des projections précises de flux de trésorerie est une connaissance détaillée des montants et des dates des sorties de fonds à venir. 

Cela signifie non seulement savoir quand chaque centime sera dépensé, mais sur quoi. Avoir un article sur votre projection pour chaque dépense importante, y compris le loyer, l'inventaire (en argent comptant), les salaires et traitements, les taxes de ventes et autres retenues ou payables, les avantages payés, l'équipement acheté, les services professionnels, les fournitures de bureau. , le remboursement de la dette, la publicité, l'entretien des véhicules et du matériel et le carburant, ainsi que les dividendes en espèces.
«Aussi difficile que cela puisse être pour un propriétaire d'entreprise de préparer des projections, c'est l'une des choses les plus importantes que l'on puisse faire», explique le comptable Steve Mayer. "Les projections se classent à côté des plans d'affaires et des énoncés de mission parmi les choses qu'une entreprise doit faire pour planifier l'avenir."

Améliorer les comptes débiteurs

Si vous avez été payé pour les ventes à l'instant où vous les avez faites, vous n'auriez jamais de problème de trésorerie. Malheureusement, cela n'arrive pas, mais vous pouvez toujours améliorer vos flux de trésorerie en gérant vos comptes débiteurs. L'idée de base est d'améliorer la rapidité avec laquelle vous transformez les matériaux et les fournitures en produits, les stocks en créances et les créances en espèces. Voici des techniques spécifiques pour cela:

• Offrir des remises aux clients qui paient leurs factures rapidement.
• Demander aux clients d'effectuer les paiements de dépôt au moment où les commandes sont prises.
• Exiger des vérifications de crédit sur tous les nouveaux clients non-cash.
• Débarrassez-vous des vieux stocks obsolètes pour tout ce que vous pouvez obtenir.
• Émettez les factures rapidement et effectuez un suivi immédiatement si les paiements tardent à arriver.
• Suivre les comptes débiteurs pour identifier et éviter les clients qui paient lentement. L'établissement d'une politique de remboursement (c.o.d.) est une alternative au refus de faire des affaires avec des clients qui payent lentement.

Gérer les comptes fournisseurs

La croissance du chiffre d'affaires peut dissimuler beaucoup de problèmes, parfois trop bien. Lorsque vous gérez une entreprise en croissance, vous devez surveiller attentivement les dépenses. Ne vous laissez pas aller à la complaisance en augmentant simplement vos ventes. À tout moment et en tout lieu, vous constatez que les dépenses augmentent plus rapidement que les ventes, examinez soigneusement les coûts pour trouver des endroits où les réduire ou les contrôler. 

Voici d'autres conseils pour utiliser votre argent judicieusement:

• Profitez pleinement des conditions de paiement des créanciers. Si un paiement est dû dans 30 jours, ne le payez pas dans 15 jours.
• Utilisez le transfert de fonds électronique pour effectuer les paiements le dernier jour où ils sont dus. Vous resterez au courant des fournisseurs tout en conservant l'utilisation de vos fonds le plus longtemps possible.
• Communiquez avec vos fournisseurs afin qu'ils connaissent votre situation financière. Si vous avez besoin de retarder un paiement, vous aurez besoin de leur confiance et de leur compréhension.
• Examiner attentivement les offres de rabais des fournisseurs pour les paiements antérieurs. Ceux-ci peuvent constituer des prêts coûteux pour vos fournisseurs, ou ils peuvent vous fournir un changement pour réduire les coûts globaux. Le diable est dans les détails.
• Ne vous concentrez pas toujours sur le prix le plus bas lors du choix des fournisseurs. Parfois, des conditions de paiement plus souples peuvent améliorer votre flux de trésorerie plus qu'un prix d'aubaine.

Survivre à des insuffisances

Tôt ou tard, vous prévoirez ou vous trouverez dans une situation où vous n'avez pas l'argent pour payer vos factures. Cela ne signifie pas que vous êtes un échec en tant que chef d'entreprise - vous êtes un entrepreneur normal qui ne peut pas parfaitement prédire l'avenir. Et il existe des pratiques commerciales normales et quotidiennes qui peuvent vous aider à gérer le manque à gagner.

La clé pour gérer les déficits de trésorerie est de prendre conscience du problème le plus tôt et le plus précisément possible. 

Les banques se méfient des emprunteurs qui doivent avoir de l'argent aujourd'hui. Ils préféreraient de beaucoup vous prêter avant d'en avoir besoin, de préférence des mois auparavant. Lorsque la raison pour laquelle vous êtes pris à court est que vous n'avez pas planifié, un banquier ne va pas être très intéressé à vous aider.

Si vous supposez dès le début que vous serez un jour à court d'argent, vous pouvez demander une marge de crédit à votre banque. Cela vous permet d'emprunter de l'argent jusqu'à une limite prédéfinie chaque fois que vous en avez besoin. Comme il est beaucoup plus facile d'emprunter quand vous n'en avez pas besoin, il est vital d'organiser une ligne de crédit avant que vous soyez à court.

Si les banquiers ne vous aident pas, passez à côté de vos fournisseurs. Ces gens sont plus intéressés à vous tenir en haleine qu'un banquier, et ils en savent probablement plus sur votre entreprise. Vous pouvez souvent obtenir des conditions prolongées de fournisseurs qui équivalent à un prêt lourd et à faible coût en demandant simplement. C'est particulièrement vrai si vous avez été un bon client dans le passé et les avez tenus informés de votre situation financière.

Envisagez d'utiliser des facteurs. Ce sont des entreprises de services financiers qui peuvent vous payer aujourd'hui pour des créances sur lesquelles vous ne seriez pas en mesure de collecter des fonds pendant des semaines ou des mois. Vous recevrez jusqu'à 15 pour cent de moins que vous ne le feriez autrement, puisque les facteurs exigent un rabais, mais vous éliminerez les tracas de la collecte et serez en mesure de financer les opérations courantes sans emprunter.

Demandez à vos meilleurs clients d'accélérer les paiements. Expliquez la situation et, si nécessaire, offrez un rabais d'un ou deux points sur la facture. Vous devriez également aller après vos pires clients, ceux dont les factures sont en souffrance depuis plus de 90 jours. Offrez-leur une réduction plus forte s'ils paient aujourd'hui.

Vous pourriez être en mesure de recueillir des fonds en vendant et en crédit-bail des actifs tels que des machines, de l'équipement, des ordinateurs, des systèmes téléphoniques et même du mobilier de bureau. Les sociétés de crédit-bail peuvent être disposées à effectuer les transactions. Ce n'est pas bon marché, cependant, et vous pourriez perdre vos biens si vous manquez des paiements de location.

Choisissez les factures que vous paierez avec soin. Ne payez pas seulement les plus petits et laissez le reste glisser. Faites d'abord une liste de paie: les employés non rémunérés seront bientôt des ex-employés. Payez des fournisseurs cruciaux ensuite. Demandez le reste si vous pouvez sauter un paiement ou effectuer un paiement partiel.

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