Le tableau de bord des indicateurs de performance

Ecrit par Thierry Goemans

Le manque de temps, la pression, les fluctuations du moral et la fatigue impactent le jugement de chacun

Chaque dirigeant d’entreprise, chaque travailleur indépendant devrait disposer d’un tableau de bord lui permettant de suivre les indicateurs-clés qui l'aideront à piloter finement son entreprise et d’anticiper sa gestion stratégique. Des impératifs de gestion existent indépendamment de la taille et de la nature de l’activité d’une organisation. Aussi, tous les chefs d’entreprises devraient se doter d’outils de pilotages qui leur permettent d’objectiver la vision qui est la leur de la marche des affaires.

Le manque de temps, la pression, les fluctuations du moral et la fatigue impactent le jugement de chacun ; les dirigeants d’entreprises n’échappent pas à la règle et, comme les décisions de gestion stratégiques reposent sur leurs épaules, il est important qu’ils aient réfléchi aux indicateurs-clés qui les aideront à prendre les bonnes décisions, parfois contre vents et marée.

Savoir s’entourer pour bâtir le tableau de bord de l’entreprise

Si le chef d’entreprise est le décideur suprême, il lui est recommandé de savoir écouter et prendre conseil pour l’élaboration d’un tableau de bord pertinent, facile à lire et facile à mettre à jour.

Ne comptez pas sur le blog du DAF indépendant pour vous conseiller la mise en place d’une usine à gaz, dont l’actualisation et la rigidité seraient incompatibles avec les moyens de votre entreprise. Entourez-vous d'un expert, pour vous accompagner dans l’élaboration et la mise à jour régulière de vos indicateurs de gestion, en respectant les spécificités propres à vos habitudes et à votre environnement professionnel ; en effet, un tableau de bord inadapté à celui qui le lit est un investissement inutile.

Pas de tableau de bord sans stratégie explicite

Un tableau de bord de gestion pertinent doit comporter des indications sur l’ensemble des fonctions essentielles de l’entreprise. Bref, il dépend de la stratégie et permet de vérifier en un coup d’œil quelles performances sont en ligne avec les prévisions, mais aussi d'identifier les dysfonctionnements éventuels, dont la découverte précoce permettra l’application de remèdes. En cela, les indicateurs-clés sont un outil d’aide à la gestion stratégique. Bien sûr les indicateurs à suivre varient d’un cas à un autre, mais, parmi les signes vitaux, il convient de prendre régulièrement le pouls de l’entreprise à différents niveaux :

Entreprendre, c’est vendre : les indicateurs de l’activité commerciale servent à s’assurer que la courbe des ventes est sur la tendance attendue. Suivi du chiffre d’affaires, du nombre d’unités vendues, de la marge commerciale, du carnet de commande, de la dynamique de prospection, … sont les grands classiques. Le suivi du taux de remise, des litiges, de l’efficacité des actions commerciales peuvent compléter le reporting des ventes.

Le suivi de production : le tableau de bord de production reprend des informations telles que l’avancement de la production par rapport aux ordres de fabrication (respect du planning de production), des alertes sur le niveau des stocks (quantité, âge, niveaux critiques), l’évaluation de la capacité de production, la gestion des effectifs, mais aussi des informations « qualité » (taux de défectueux ; taux de pertes de matière, usure ou besoin d’intervention sur l’équipement). 
Dans une structure importante, le tableau de bord de production peut être complété par des indicateurs « cycle achats » et des indicateurs propres à la logistique (stockage et transport).

Les indicateurs financiers : analyses de rentabilité, suivi de la trésorerie, suivi du poste clients et des dettes commerciales, rotation des stocks, …

Des indicateurs en terme de ressources humaines (embauches, planning d’absences, congés payés, suivi du coût du travail, heures supplémentaires, …) et de système d’information (état des serveurs, maintenances planifiées, suivi des sauvegardes, développements à prévoir) ne sont pas un luxe, dès lors que la structure prend de l’importance.

Dans l’entreprise on ne fait pas « semblant » de gérer.

L’absence de tableau de bord de pilotage est un signal d’absence de volonté d’objectiver la gestion, mais il y a pire : la construction d’un tableau truffé d’erreurs ou d’approximations est un crime mortel : à tableau de bord mal réglé, sortie de route assurée. Le but du tableau de pilotage de l’entreprise est de donner à l’entrepreneur et/ou au comité de direction la vision panoramique nécessaire, afin d’anticiper les évolutions et d’organiser la stratégie d’avenir. Si le tableau de bord parfait s’apprécie en un coup d’œil, il est le fruit d’un travail de synthèse et de contrôle interne sur l’exhaustivité et l’exactitudes des données de masse. 

Un outil de décision en commun

Si le tableau de bord de pilotage permet à un dirigeant isolé de prendre des décisions les plus objectives possibles, des indicateurs-clé bien choisis et dont la lisibilité est avérée permettent de tenir des comités de direction en évitant des conflits, inévitables lorsque les managers se réunissent autour de la table en apportant chacun les chiffres établis par son propre de service, sans qu’aucune méthode commune n’ait été arrêtée collégialement pour garantir le respect du traitement des données.

Les spécialistes du conseil en organisation d’entreprise, dont l’auteur de ces lignes se revendique, vous diront tous qu’un seul coup d’œil au tableau de bord d’une entreprise leur permet de comprendre qui détient vraiment le pouvoir, dans une organisation. Oui, il nous est aisé, par exemple, de savoir si la stratégie a été établie sous l’influence majoritaire de « financiers » ou si c’est la fonction « commerciale » qui préside d’abord aux destinées de l’entreprise.

Mon conseil est de rappeler que l’équilibre d’une stratégie repose sur un mix de compétences complémentaires et interdépendantes, tant et si bien qu’il serait normal de représenter l’ensemble des constantes fondamentales composant la stratégie dans le tableau de bord de gestion. Enfin, un tableau de bord est un résumé composé de chiffres et de graphiques. Ce qui est trop compliqué est inutile, ce qui est trop long est ignoré : pensez donc à rédiger le tableau en fonction de ceux qui auront à le comprendre. Dans ce dessin, la vulgarisation n’est pas une faiblesse.

Les indicateurs de votre tableau de bord, sont ceux qui sont utilisés pour prendre des décisions. En tant qu’entrepreneur, vous devrez peut-être prendre conseil ; une gestion objective repose aussi parfois sur des paramètres qui échappent à votre zone de confort. Faire l’impasse c'est considérer que ce que vous ne maîtrisez pas ne compte pas!

SOURCE