Qu’est-ce qu’un budget?
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Un budget est la traduction en termes financiers des objectifs qu’une entreprise se fixe pour l’année à venir et des stratégies qu’elle compte mettre de l’avant pour réaliser ces objectifs.
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Le budget reflète ainsi les revenus et les dépenses prévus pour la prochaine année et devient en quelques sortes un plan à suivre pour l’entreprise et des objectifs à atteindre pour ses gestionnaires.
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Pourquoi les entreprises devraient-elles faire un budget?
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Les entreprises évoluent dans un environnement de vive concurrence, en perpétuels changements et aux conditions économiques variables. L’établissement d’un budget en entreprise se veut donc un outil d’aide à la prise de décisions capable de suggérer aux gestionnaires les meilleures stratégies à prendre pour atteindre leurs objectifs dans un tel contexte.
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Plus l’avenir est incertain, plus l’exercice budgétaire prend de la valeur…
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Chacune des étapes de budgétisation amène son lot davantages pour les gestionnaires de l’entreprise.
Planifier les activités de l’entreprise
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Qu’est-ce que cette étape apporte à l’entreprise?
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• elle lui indique combien et quand elle aura besoin d’argent pour mener à bien ses activités (besoins de fonds)
• elle lui fournit un plan pour l’obtention de son financement et/ou l’apport d’investisseurs
• elle lui permet de planifier ses investissements adéquatement
• elle lui permet de tester différents scénarios et de prévoir des plans d’urgences (dans le cas où la réalité s’éloignerait considérablement de ses prévisions)
• elle lui permet de réfléchir aux implications des activités prévues et de repenser à ses programmes d’actions (s’il y a lieu)
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Fixer des objectifs
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Qu’est-ce que cette étape apporte à l’entreprise?
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• elle lui permet de définir clairement des objectifs et de s’assurer qu’ils sont compris et acceptés par ses gestionnaires
• elle lui permet de motiver ses gestionnaires à atteindre ces objectifs
• elle lui fournit un cadre de référence cohérent pour mesurer l’atteinte de ces objectifs
• elle constitue une base à la responsabilité et à la transparence financière
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Mesurer et contrôler le rendement
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Qu’est-ce que cette étape apporte à l’entreprise?
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• elle lui permet de mesurer et de contrôler ses revenus et ses dépenses au fur et à mesure
• elle lui permet de reconnaître les écarts importants qui méritent une attention particulière
• elle lui permet de se comparer à l’industrie et à tendre vers les ratios de l’industrie (comparaisons avec les données des années passées, les données actuelles et les objectifs à long terme de l’entreprise)
• elle lui permet de réagir promptement à tout problème grâce aux scénarios testés en phase de planification
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Analyser, comprendre et corriger les prévisions
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Qu’est-ce que cette étape apporte à l’entreprise?
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• elle lui permet d’analyser les données passées de l’entreprise afin de comprendre les liens de causes à effets entre les différentes variables de son modèle d’affaires
• elle lui permet d’identifier les variables les plus sensibles de son modèle d’affaires
• elle lui permet d’optimiser son modèle d’affaires grâce à ces nouvelles connaissances
• elle lui permet de vérifier les tendances
• elle lui permet de raffiner son modèle de prévisions en conséquence
Réflexions concernant les budgets et la technologie
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Les outils informatiques ont largement évolué dans les dernières années. Il est désormais possible d’automatiser certains processus de budgétisation et d’effectuer des analyses de sensibilité simples et rapides, tout en diminuant la probabilité d’erreurs techniques dans l’exercice de prévision. De plus, les outils informatiques actuels sont à même de traiter l’information de larges bases de données de provenant de divers systèmes. Le temps requis pour élaborer les budgets devrait donc s’en trouver raccourci, mais… nombreuses sont les entreprises qui vivent encore des expériences de budgétisation éprouvantes.
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Erreurs courantes en budgétisation
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- Manque de clarté dans l’attribution des responsabilités et dans la communication des échéanciers
- Échéanciers trop serrés
- Manque de précision au niveau de la définition des revenus, des coûts et des éléments de bilan
- Prévision de ventes irréaliste et oubli/sous-estimation de certains coûts
- Structure du budget irréconciliable avec la structure des états financiers provenant des systèmes comptables et/ou des rapports de gestion/tableaux de bord de l’entreprise
- Manque de transparence et de concensus au niveau des hypothèses
- Manque de communication lors du changement d’hypothèses en cours de route
- Utilisation par les divers responsables de données sources provenant de divers systèmes et comportant des écarts importants entre elles (tout le monde doit partir des mêmes données!)
- Absence de budget de prévision des flux monétaires/besoins de fonds de roulement
- Mauvaise allocation des sources de fonds
- Déphasage avec les besoins fondamentaux de l’entreprise, ses réalités opérationnelles et ses stratégies
- Manque de compétences informatiques des responsables et manque de validation provoquant des erreurs de calculs
- Interprétations divergentes du budget parmi les différents groupes de l’entreprise, les filiales et les départements
- Manque d’outils pour bien suivre et analyser les écarts avec le budget tout au long de l’année
- Usage excessif de manipulations manuelles qui crée des lourdeurs administratives importantes
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Recommandations
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La clé du succès en budgétisation demeure dans la planification et la communication transparente. Qui plus est, la technologie a beau être à la fine pointe, il faut également que les usagers le soient pour l’utiliser efficacement. Autrement, cette technologie pourrait bien se retourner contre eux! Dans de tels cas, il ne faut pas hésiter à faire appel à des experts.
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