Ecrit par Aurelie Fardeau
Les coûts cachés pour une entreprise
Il va de soi que lorsque les temps sont durs, l'entreprise cherche à réaliser des économies sur son budget. Sans aller jusqu'à faire appel à un costkiller, sauf si vous pensez qu'il y a de grosses économies à réaliser, une gestion rationalisée des frais généraux peut contribuer à réaliser de vraies économies.
Pour cela, prenez le temps de jeter un coup d'œil attentif à ces dépenses que l'on ne regarde d'ordinaire que distraitement. Des factures de téléphone qui enflent, des dépenses de papeterie inconsidérées, des remboursements de frais kilométriques croissants, des notes de déjeuner clientèle salées...
Deux objectifs à atteindre après avoir réalisé ce diagnostic : mettre en place des process rigoureux visant à restreindre les dépenses et évangéliser les personnes concernées. Par exemple, pour les fournitures de bureau, il faudra communiquer non seulement auprès de la personne responsable des achats mais aussi celle en charge de leur distribution. Et si celle-ci est libre, peut-être convient-il d'affecter une personne à la bonne gestion de "l'armoire à fournitures".
Lorsqu'il s'agit de dépenses de type électricité, la communication sera essentielle : sensibilisez les managers d'équipe et mentionnez que c'est une excellente occasion pour devenir éco-respectueux. Eteindre les bureaux, les ordinateurs, les sanitaires et vestiaires systématiquement tous les soirs est un premier pas. Chauffer ses bureaux correctement en est un autre.
Profitez également de cette période tendue pour revoir votre politique de voyage. Ne serait-il pas préférable de souscrire un abonnement, un programme de fidélité ? Etudiez scrupuleusement vos modalités de remboursement des frais kilométriques : trop souples, elles peuvent inciter à déclarer des distances non parcourues. Quant aux déplacements en train ou en avion : la classe affaires est-elle réellement nécessaire ? Attention, lorsqu'on supprime certains privilèges, il est indispensable que tout les collaborateurs soit traités à la même enseigne : pas question de faire voyager ses cadres opérationnels en classe économique et le comité de direction en classe affaires grand luxe, sauf à vous mettre vos équipe à dos.
La comptabilité permet normalement de connaître les principaux coûts d’une entreprise et ainsi de déterminer les actions à mener pour améliorer sa performance. Cependant, la comptabilité ne peut pas refléter l’ensemble des coûts d’une entreprise.
Quels sont les différents coûts cachés ?
Les coûts cachés peuvent être de différentes natures. Ils peuvent être disséminés dans plusieurs comptes (par exemple des produits de mauvaise qualité vont influer sur différents comptes comptables, rendant difficile une estimation précise de leur montant).
L’expression « coûts cachés » peut également désigner des coûts qui ne sont pas pris en compte par la comptabilité et qui représentent un manque à gagner pour la société.
L’origine des coûts cachés provient généralement de dysfonctionnements organisationnels et de comportements humains. Le gérant qui veut lutter contre eux se retrouve donc confronté à une double problématique.
Parmi les principaux coûts cachés nous pouvons citer :
- L’absentéisme
- Le turn-over (rotation du personnel) élevé.
- Des produits de mauvaise qualité…
Comment lutter contre ces coûts ?
D’une part, les coûts sont difficilement chiffrables et d’autre part leur origine est difficile à déterminer.
Pour lutter contre ces coûts, le plus important, c’est d’abord la prise de conscience de leur existence. Cette première étape n’est pas forcément la plus évidente puisqu’elle nécessite une prise de recul sur l’activité ainsi que la remise en cause de certaines manières de fonctionner.
Une fois que l’existence des coûts cachés est admise, il convient de procéder à un diagnostic de l’entreprise (la plupart du temps en faisant appel à un professionnel) afin de déterminer l’origine de ces coûts, et de les chiffrer pour mieux estimer leur importance et pouvoir ensuite mesurer l’efficacité des mesures qui seront mises en place.
Certains travaux théoriques ont mis en avant l’existence de six familles de coûts cachés : les conditions de travail, l’organisation du travail, la mise en œuvre de la stratégie, la gestion du temps, la communication, la formation.
Ensuite, l’entreprise doit mettre en place des actions visant à réduire ces coûts. Une meilleure organisation du travail, de nouveaux investissements afin de mieux répondre à l’environnement de l’entreprise… Ces actions devant être adaptées à la réalité de la situation de l’entreprise.
Nous remarquons que la diminution des coûts cachés a elle-même un coût (perte de temps pour le gérant, nouvelle(s) organisation(s) à mettre en place et à faire accepter par le personnel, nouveaux investissements… C’est pourquoi il est important de s’assurer que les actions entreprises contribuent bien à l’amélioration de la performance de l’entreprise.
Enfin, la mise en place d’un suivi est nécessaire afin de s’assurer que les coûts cachés (diagnostiqués…) sont maîtrisés et que leur existence et leur impact sont pris en compte par l’entreprise dans le cadre de son développement. La mise en place d’un tableau de bord avec quelques indicateurs clé (taux d’absentéisme, nombre de produits défectueux…) permet de garder le contrôle sur ces coûts.
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