10 façons de faire facturer votre client sans l'éloigner

Ecrit par Franklin Manuel
Traduit par Vincent van Heesewijk

Vous venez d'atterrir un nouveau client. Vous semblez bien s'entendre avec eux. Vous avez aimé travailler sur les premiers projets qu'ils vous ont envoyés. En bref, les choses semblent prometteuses. C'est jusqu'à ce qu'il soit temps de facturer votre client.

La facturation est une tâche fastidieuse, formelle et frustrante qui est absolument essentielle. Après tout, si vous n'avez pas de factures, vous n'êtes pas payé. Et quand vous n'êtes pas payé, votre entreprise va en dessous.
Encore pire? Comment pouvez-vous demander un paiement sans paraître trop froid ou trop insistant? Cela est particulièrement vrai lors de la facturation d'un nouveau client qui ne connaît pas vos habitudes de facturation et votre personnalité.

Vous pouvez commencer par suivre ces 10 conseils de facturation qui non seulement garantissent des paiements plus rapides, mais évitent également d'énerver ce nouveau client.

1. Restez simple lorsque vous facturez vos clients.

Bien que vous souhaitiez paraître aussi professionnel que possible, il n'est pas nécessaire de rendre la facturation plus compliquée qu'elle ne l'est déjà.
Par exemple, puisque la plupart des gens ne connaissent pas le jargon de paiement, tel que "net 30" ou "dû à la réception", utilisez un langage simple qui va droit au but. Au lieu de cela, en écrivant «net 30», utilisez «30 jours» ou «dû dans les 30 jours». Simple, initial, et il ne peut pas être mal compris. Cela élimine toute confusion et ne donne pas l'impression au client que vous essayez de lui faire sortir le dictionnaire en ligne ni de lui tendre la main sur les yeux.

CONSEIL Bonus: vous pouvez simplifier les modalités de paiement en demandant à votre nouveau client quel est son cycle de facturation afin que vous soyez tous les deux sur la même page. Par exemple, si c'est le premier jour du mois, c'est alors que vous devriez leur envoyer votre facture.

2. Inclure toutes les informations pertinentes.

Votre facture doit toujours contenir les informations suivantes:

• Votre nom
• Votre numéro d'identification fiscale
• Votre adresse (à la fois votre adresse physique et votre adresse e-mail)
• Votre numéro de téléphone
• Numéro de facture
• Ventilation détaillée des services ou produits rendus
• Montant total
• Date d'échéance

L'inclusion de cette information éliminera toute question ou préoccupation que le client pourrait avoir concernant la facture. Et, s'ils ont une demande, ils peuvent facilement vous contacter puisque vous avez fourni toutes vos informations de contact.

3. Offrir des options de paiement flexibles.

Gardez vos clients heureux et augmentez la rapidité des paiements en leur donnant la possibilité de payer votre facture avec leur mode de paiement préféré.
La plupart des plateformes de facturation offrent une large gamme d'options de paiement lors du paiement d'une facture, comme les cartes de crédit, le transfert électronique de fonds (EFT), la chambre de compensation automatisée (ACH) ou les cryptocurrences comme bitcoin.

4. Envoyez des rappels et des mises à jour automatiques.

N'attendez pas le paiement pour être en contact avec vos clients. L'utilisation d'un logiciel de facturation basé sur le cloud vous permet d'envoyer des rappels de paiement automatisés et amicaux et des mises à jour chaque fois qu'une facture arrive à échéance.
De cette façon, le client peut rester sur le statut de son compte sans être pénalisé avec des frais de retard. Cela encourage les paiements à temps, il réduit également la maladresse des suivis.
Mieux encore, s'il s'agit d'un projet en cours, vous pouvez configurer des paiements récurrents avec le client afin qu'aucun de vous n'oublie la facture.

5. Personnalisez chacune des factures de vos clients.

Personnellement, je ne peux pas supporter les messages génériques. Ils ne sont pas seulement impersonnels, ils sont incroyablement faciles à oublier. Si je ressens cela, alors imaginez ce que ressent votre client quand il ouvre cette facture fade et froide qui n'a que peu ou pas de détails.
L'envoi de factures personnalisées comprenant le nom du client, ses coordonnées, les informations de paiement demandées, telles que le numéro de bon de commande, le numéro d'identification de l'employeur et une ventilation des services, lui donne l'impression d'être un VIP. .
Mais, vous pouvez toujours aller un peu plus loin et ajouter un peu plus de personnalisation en incluant une note de remerciement manuscrite, ou inclure un lien vers un contenu que le client pourrait trouver utile pour son propre type d'entreprise. Par exemple, s'ils ont mentionné qu'ils sont intéressés par bitcoin, envoyez-leur un article d'introduction expliquant cette crypto-monnaie.

6. Offrir des incitations.

C'est un moyen simple et efficace pour motiver votre client à payer la facture à temps. D'ailleurs, cela les rend spéciaux. Même s'il s'agit d'une réduction de seulement 2%, le montant total de la facture est suffisant pour motiver le client à effectuer un paiement.
En plus d'offrir un rabais, vous pouvez inciter votre client à travers:

• Remise de travail futur.
• Crédit du magasin
• Offrir un certificat-cadeau aux produits ou services d'un partenaire.
• Butin promotionnel.

7. Faites-leur sentir valorisés.

Nous avons fait allusion à cette stratégie à plusieurs reprises, mais si vous voulez que vos clients soient heureux, faites en sorte qu'ils se sentent utiles.

Si elles ont récemment eu une promotion ou un anniversaire, reconnaissez-le dans la section des messages de la facture.
Donnez-leur une attention personnelle.
Toujours dire "s'il vous plaît" et "merci" sur vos factures.
Écouter leurs commentaires ou suggestions.
Mentionnez vos offres actuelles.

8. Ne surprenez pas vos clients.

Si vous réalisez qu'un travail exigera plus de temps, d'efforts ou de matériel, faites-le savoir le plus tôt possible. Tout changement dans le statut du travail signifie généralement que cela va augmenter le coût du projet. Vous voudrez être disponible pour discuter immédiatement de ce changement avec votre client afin qu'il ne soit pas pris au dépourvu lorsqu'il ouvre la facture.

Soyez aussi détaillé et transparent que possible durant cette discussion pour éviter toute surprise. Si le client est d'accord avec ces changements, assurez-vous de l'avoir par écrit. Certains clients peuvent se sentir un peu offusqués en mettant quelque chose par écrit.

Parfois, si vous écrivez l'information et qu'ils doivent simplement signer la nouvelle estimation, c'est plus facile pour vous deux. Que vous écriviez ou non la facture, incluez les coûts initiaux et ensuite les coûts hors-champ.

9. Soyez clair comme du cristal.

Expliquez tout d'abord avec le client et soyez aussi détaillé que possible dans vos factures. Par exemple, si vous n'incluez pas une date d'échéance importante ou un mode de paiement préféré, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que le client paie la facture dès qu'il la reçoit. Après tout, ils ne savent pas quand le paiement est prévu ou comment le payer.

Être limpide évite les malentendus et maintient le processus de paiement rapidement.

10. Ne perdez jamais votre sang-froid.

Que faire si vous avez suivi les conseils énumérés ci-dessus, mais que le client a manqué la date d'échéance? Vous allez devoir chasser ce paiement. Cependant, faites-le sans vous mettre en colère - ou "snippy".

Jusqu'à ce que vous connaissiez les circonstances, il peut y avoir une explication simple pour laquelle le paiement est en souffrance. La facture a-t-elle été accidentellement égarée ou le client a-t-il eu une urgence familiale? Ne brûlez pas ce pont avec le client parce que vous supposez automatiquement qu'ils sont un deadbeat.

Encore une fois, l'utilisation de l'automatisation rappellera aux clients quand un paiement approche et «pingera» le client jusqu'à ce que la facture soit payée.

Si cela ne fonctionne pas, contactez le client en l'appelant ou en l'envoyant par courrier électronique et en lui demandant si quelque chose ne va pas. S'ils sont un nouveau client et ne répondent pas, ils peuvent ne pas comprendre vos façons de faire des affaires. Ne sautez toujours pas aux conclusions.

Si vous êtes un client avec lequel vous avez toujours eu ce type de problème, la tactique peut devoir changer. S'ils vous doivent beaucoup ou s'ils sont en retard de plusieurs mois, vous pourriez avoir besoin de conseils juridiques. Parfois, vous devez envoyer la facture aux collections. Mais, c'est un dernier effort.

Tout en chassant les paiements en retard est frustrant, ne perdez jamais votre sang-froid. N'utilisez jamais un langage menaçant ou agressif.

Donnez à votre client l'occasion de s'expliquer, soyez ferme, direct et franc à propos des frais de retard ou des conséquences de manquer la date d'échéance dès le départ.

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