6 Conseils pour maintenir votre budget de PME

Ecrit par Serenity Gibbons
Traduit par Vincent van Heesewijk

La budgétisation n'est pas un sujet sexy, mais s'en tenir au budget de votre petite entreprise est un sujet assez important pour les petites entreprises. 

Surtout quand la plupart sont obligés de travailler dans les limites de quelques chiffres assez serrés.
Voici pourquoi votre entreprise a besoin d'un budget
Qu'on le veuille ou non, l'établissement d'un budget est l'une des choses les plus importantes que vous ferez jamais en tant que propriétaire d'entreprise. Un budget est une force directrice qui vous permet de comprendre ce qui se passe autour de vous. Mais quelles sont les raisons spécifiques pour avoir besoin d'un budget?
Voici quelques-uns:

• Les budgets créent des cibles.Quand un lanceur lance une balle de baseball, il ne se contente pas de se terminer et d'espérer qu'il trouve sa place dans la zone de frappe. Il regarde la plaque de départ et lance en fonction d'une combinaison de facteurs, y compris le placement du gant du receveur. Tout comme le gant du receveur crée une cible pour un lanceur, un budget donne à votre entreprise quelque chose à viser.

• Les budgets établissent des priorités.Lorsque vous avez un budget en place, tout ce que votre organisation fait subitement a un sens calculé. Si vous vous trouvez dans une situation où vous ne savez pas comment procéder ou sur quoi dépenser de l'argent, votre budget agit en tant que force directrice et indique clairement comment vos actions doivent être classées par ordre de priorité. 

• Les budgets communiquent les priorités.Non seulement un budget établit des priorités pour ceux qui occupent des postes de direction, mais il communique également à tous les membres de l'organisation les valeurs de votre entreprise. En d'autres termes, si votre budget est fortement axé sur les ventes, il est clair pour vos employés que l'objectif numéro un est de générer des revenus. Si le budget est fortement axé sur la formation des employés, cela envoie le message que l'entreprise se concentre sur l'investissement dans le talent. 

• Les budgets mettent tout le monde sur la même page.Il est souvent difficile pour tout le monde dans une grande organisation d'être sur la même longueur d'onde. Un budget rend ce processus plus facile en indiquant clairement ce sur quoi l'entreprise se concentre et quel rôle joue chaque département ou individu. 

• Les budgets fournissent un bâton de mesure.Alors que les budgets sont parfaits pour que tout le monde se concentre et se dirige vers un objectif spécifique, ils sont également d'excellents outils de mesure. À la fin d'un trimestre ou d'un exercice, vous pouvez regarder en arrière et avoir une idée de la façon dont les choses se sont déroulées au cours de cette période.

L'importance d'un budget ne peut pas être surestimée. Bien qu'il y ait beaucoup d'autres responsabilités que vous avez en tant que propriétaire d'entreprise, presque chacun d'entre eux est lié au budget sous une forme ou une mode. Gâcher cet aspect et vous mettre dans une position compromettante.

Bien que l'établissement d'un budget exige du talent et de l'attention aux détails, n'importe qui peut le faire. Tout ce que vous avez à faire est de suivre vos revenus, de comptabiliser les dépenses, puis d'étaler l'argent en fonction de l'endroit où vous voulez qu'il se rende. Mais alors que le processus de création du budget se déroule dans une salle de conférence ou un bureau stérile, l'exécution de ce budget se déroule dans un environnement dynamique avec des centaines de facteurs incontrôlables. Cela rend la question de rester avec un budget difficile, c'est le moins qu'on puisse dire.

S'en tenir à un budget est difficile, mais nécessaire. Et tandis que chaque organisation a ses propres défis qu'elle doit surmonter, voici quelques conseils pratiques pour maintenir le cap:

1. Définir des nombres réalistes

Il est impossible de respecter un budget si vous n'avez pas de chiffres réalistes. Peu importe à quel point un budget est organisé et détaillé, vous ne pouvez rien accomplir si les chiffres ne sont pas pratiques.Définir des chiffres réalistes signifie évaluer soigneusement les états financiers de votre entreprise au cours des derniers mois. Ensuite, faites des projections prudentes basées sur les moyennes et les tendances que vous avez identifiées.

2. Laissez place à la flexibilité

Alors qu'un budget devrait être équilibré au centime (ou au dollar), il y a quelque chose à dire pour laisser une petite marge de manœuvre. Trop de rigidité est impraticable et vous empêchera finalement d'atteindre vos objectifs et de répondre à vos besoins au cours du trimestre ou de l'année.Comment pouvez-vous équilibrer un budget et laisser place à la flexibilité? Une option consiste à inclure différents fonds et parties du budget qui sont réservés pour la prise de décision future. En d'autres termes, n'attribuez pas chaque centime du budget marketing à des besoins spécifiques. Laisser un pourcentage non alloué vous permet d'affronter les opportunités lorsqu'elles se présentent. Cela rend les "monstres de contrôle" dans la pièce un peu nerveux, mais c'est tout à fait nécessaire.

3. Tenir les gens responsables

Un budget a l'air bien sur papier, mais c'est aux gens de le voir à travers. Si vous n'avez pas les bonnes personnes à prendre de bonnes décisions, alors vous ne pourrez pas rester sur la bonne voie pour une période durable.«S'en tenir à un budget peut être difficile au début, mais tenir tous les individus responsables est essentiel», explique OnQFinancial. "Examinez régulièrement le budget avec toutes les personnes impliquées pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Travailler ensemble en équipe est la meilleure façon d'aborder le budget. "La responsabilité commence par le haut. Non seulement devriez-vous tenir vos employés et vos services responsables, mais ils devraient aussi vous tenir responsable. Il faut un type spécial d'organisation où les subalternes ont le sentiment qu'il est acceptable de demander des comptes à leurs supérieurs, mais c'est le type d'entreprise que vous voulez construire. Ce ne sera pas toujours facile ou confortable, mais les perspectives à long terme sont beaucoup plus fortes.

4. Impliquer plusieurs personnes

Un budget n'est pas quelque chose que vous pouvez créer dans votre bureau et ensuite distribuer à vos employés. Bien que cela soit techniquement possible, ce n'est pas pratique. Un budget créé isolément reflète rarement, voire jamais, les besoins de l'entreprise dans son ensemble.Les budgets réussis impliquent plusieurs personnes dans toute l'organisation. Idéalement, chaque département doit être représenté par quelqu'un qui veille à ses besoins. Quelqu'un qui comprend ce qu'il faut pour que les choses fonctionnent efficacement.

5. Restez au top de la comptabilité

Si la budgétisation est considérée ennuyeuse, la plupart des propriétaires d'entreprise ne veulent même pas penser à la comptabilité. Le nombre croquant semble être une tâche misérable, mais c'est tout à fait nécessaire (surtout si vous voulez respecter votre budget.)En raison de la nature désagréable de la comptabilité, beaucoup d'entreprises la négligent jusqu'à ce qu'ils doivent absolument y faire face. Si vous savez ce qui est bon pour vous, vous éviterez ce piège et adopterez une approche proactive et consciencieuse.Comme l'explique l'entrepreneur Vikas Agrawal: «Même les plus petites dépenses devraient être suivies et analysées d'ici la fin du mois pour déterminer si nous avons fait quelque chose de mal, pour voir où nous pouvons nous améliorer et pour reconnaître s'il y a de la place dans notre budget un investissement supplémentaire que notre entreprise pourrait exiger. "

6. Revoir régulièrement le budget

L'une des plus grandes erreurs commises par les petites entreprises consiste à établir un budget et à le laisser seul jusqu'à la fin du trimestre ou de l'année financière. Avec autant de facteurs variables impliqués, ce n'est pas quelque chose que vous pouvez faire si vous voulez vraiment rester sur la bonne voie.

«Si votre budget fonctionne pour vous, prévoyez de le revoir chaque mois avec votre équipe de direction et mettez-le à jour en fonction de votre rendement et de vos dépenses pour le mois précédent», conseille le propriétaire de petite entreprise, Caron Beesley.

Lors de l'examen de votre budget, posez autant de questions que possible. Plus vous êtes curieux, plus il est probable que vous identifierez les opportunités et éliminerez les erreurs. Comme le suggère Beesley, «Jetez un coup d'œil à vos prévisions de ventes - à quoi ressemble votre pipeline? Y a-t-il des indicateurs dont vous avez besoin pour modifier votre budget afin de couvrir des besoins supplémentaires en matière d'inventaire ou de dotation? Regardez vos dépenses - sont-elles comme prévues, ou avez-vous besoin de réduire dans certaines zones pour vous assurer de rester sur la bonne voie? "
Gardez votre entreprise sur le rythme
Un budget est comme tout autre objectif que vous avez dans votre vie personnelle ou professionnelle. Peut-être l'une des illustrations les plus faciles est de penser à un objectif de perte de poids que vous pourriez définir au début de l'année. Un budget est comme un plan de perte de poids.
Il décrit:

• Ce que vous allez faire• Comment allez-vous dépenser votre temps / argent• Quel genre de résultats vous espérez atteindre d'ici la fin de la session

Mais juste parce que vous avez un plan de perte de poids, ne signifie pas que vous allez réellement perdre le poids. Afin de réaliser l'objectif final, vous devez exécuter le plan et rester sur la bonne voie.
En tant que leader de votre entreprise, vous devez maintenir le rythme de l'entreprise et prêter une attention particulière au budget que vous avez défini.

Quand vous remarquez que les choses s'égarent - comme elles le feront souvent - redressez le navire et ramenez tout. S'en tenir au budget d'une petite entreprise peut être difficile, mais c'est loin d'être impossible.

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