Seulement de 15 à 20% de leur journées de travail à des activités purement productive.
Le terme efficacité revient sans cesse dans la bouche des entrepreneurs. En effet, tout le monde cherche à maximiser leurs ressources et réduire les problèmes de gaspillage.
Dans un récent article paru sur le site Internet de la Banque de développement du Canada (BDC), il s'avère que dans une PME, les employés passent en moyenne seulement de 15 à 20% de leur journées de travail à des activités purement productive. Voici donc quelques trucs pour rendre votre entreprise plus efficace.
1- Évaluer votre niveau d'efficacité
Selon Ali Lajevardi, conseiller d'affaires de la BDC, « les entreprises qui ne se concentrent pas sur l'efficacité opérationnelle sont vulnérables ». Pour évaluer votre niveau actuel d'efficacité, vous devez tenir en compte nos seulement vos activités au sein de l'entreprise, mais aussi comment votre entreprise se compare face à la concurrence et au reste de l'industrie. Suite à cette analyse, cela vous permettra de rationaliser vos activités et de mettre en lumière les départements où l'on doit se concentrer pour obtenir un gain rapide.
2- Repérer les sources de gaspillage
Vous devez trouver les sources d'improductivité au sein de votre entreprise, et ce, pour tous les départements. Pour y parvenir, il est conseiller de dresser vos différents processus opérationnels et d'y lister le temps alloué pour chacune des tâches. Ainsi, vous pourrez voir quel poste ou quelle tâche vous demande le plus de votre temps. Une fois cela fait, il est souvent conseiller de faire appel à une firme de consultation externe qui saura avoir une vision externe à votre entreprise et qui aura un regard impartial. Cette firme externe sera en mesure de dresser un portrait global de votre situation actuelle et vous proposer des options pour réduire vos coûts.
Chaque firme de consultation aura plus ou moins le même processus d'évaluation de votre performance d'entreprise. Dans notre cas, nous appellons cela Atelier diagnostique. Chaque projet que nous mettons en place doit obligatoirement passer par un premier atelier qui nous permet de connaître l'entreprise dans son entièreté (vision, processus, activités, objectifs futurs, ressources disponibles, etc.).
3- Outils de suivi
Un des moyens pour augmenter l'efficacité de votre entreprise est d'avoir en place des outils de gestion qui vous permettent de suivre vos performances en temps réel. Tout dépendant votre secteur d'activité, il existe plusieurs système de gestion fait pour répondre le plus efficacement à votre réalité d'entreprise. Par exemple pour le secteur de la fabrication, la plupart des entreprises auront un système MRP (Manufacturing Ressources Planning) pour faire le suivi de leur chaîne d'approvisionnement. De manière générale, chaque entreprise devrait avoir à la base un système de gestion financière, le coeur de toute organisation. Un logiciel comptable ou logiciel de gestion intégré (ERP) sont les plus souvent utilisés comme outil principal car c'est grâce à ces systèmes que vous pouvez visualiser vos revenus et coûts générés par l'entreprise.
Lorsqu'on parle aussi de suivi de vos performances, cela signifie souvent plusieurs rapports (ventes, KPI's, coûts, etc.). Il est donc important d'avoir des outils en place qui vous permettra de générer ces rapports rapidement sans à avoir à passer plusieurs heures pour obtenir les résultats. Depuis quelques années, on a vu apparaître plusieurs outils qui permettent de créer des rapports personnalisés qui sont mis-à-jour en temps réel et qui vous donnent un portrait de votre situation. Ces outils d'intelligence d'affaires sont de plus en plus abordables pour les PME et se greffent à la plupart des systèmes de gestion pour consolider toute l'information à un seul et même endroit.
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