Coûts cachés, coûts visibles : les 2 ennemis de la PME

Pour augmenter sa rentabilité, le dirigeant de PME dispose d’un levier qu’il ne juge pas toujours à sa juste valeur : la réduction des coûts, visibles ou cachés. Une expertise qui montre tout l’intérêt de les évaluer pour inciter les dirigeants de PME à les réduire rapidement. Quelques conseils du Groupement Novalto pour diminuer ces coûts et des résultats du baromètre édité par le cabinet Alma Consulting associé à Goodwill management.

Traquer les coûts cachés

Les coûts cachés sont des coûts qui n’apparaissent pas dans le système comptable. Ils sont très souvent fondus dans le coût des produits et des activités. Même s’ils n’ont pas d’existence dans le système d’information de l’entreprise, ils peuvent mettre en difficultés sa performance et même son existence. La plupart du temps, les coûts cachés proviennent d’un dysfonctionnement humain, lié à l’organisation, au management, ou tout simplement à la nature humaine : l’absentéisme, le turn-over, l’arrêt de travail, la diminution de la performance et de la qualité... Ces dysfonctionnements sont rarement mesurés, par manque de temps ou de moyens. Or, les comparatifs réalisés par de nombreux acteurs montrent que les estimations des coûts cachés sont souvent beaucoup plus élevées que les évaluations établies par les dirigeants eux-mêmes. Prenons le cas de l’arrêt de travail qui montre bien la complexité de l’évaluation financière de ce coût à demi caché.

Mesurer le coût d’un arrêt de travail

Pour arriver à chiffrer combien coûte l’absentéisme d’un salarié, calculons d’abord le ratio suivant : nombre de jours d’absence/coût du salaire journalier. Un calcul élémentaire mais qui donne une mesure basse du coût puisqu’il exclut l’ensemble des coûts indirects tels que la perte de productivité ou le remplacement temporaire. Le cabinet Alma Consulting (www.ayming.fr qui publie annuellement le baromètre de l’absentéisme, révélait en 2015
- que le coût direct de l'absence pour les entreprises en France est de 45 Milliards d'euros. Ce chiffre illustre à quel point l'absentéisme est un enjeu pour la collectivité et son impact important sur la pérennité des entreprises.
Les coûts directs associés à l'absence recouvrent :
• le maintien du salaire du salarié absent, dont une part reste à la charge de l'employeur (0,9% de la masse salariale)
• son remplacement éventuel par un salarié en CDD, en intérim ou en sous-traitance (3,8% de la masse salariale)
• la perte de valeur ajoutée entraînée par cette absence (1,81% de la masse salariale)
En cas d'absence d'un de ses salariés, l'entreprise a en effet le choix entre son remplacement et la constatation d'une perte de valeur 

somme qui ne sera pas affectée à un autre usage.
- que le coût indirect de l'absence pour les entreprises en France : 15 MILLIARDS D'EUROS. Il convient de prendre aussi en compte les coûts indirects, qui ne sont pas directement associés à l'absentéisme mais sur lesquels ce dernier pèse de manière indirecte. C'est notamment le cas :
• du coût de la prévoyance, de l'assurance complémentaire permettant la prise en charge d'une partie du salaire des employés en congé maladie (0,6% de la masse salariale)
• du montant de la cotisation AT/MP, proportionnel au nombre d'accidents de travail et de maladies professionnelles déclarés par l'entreprise dans l'année (1,63% de la masse salariale)
• des coûts fixes liés à certaines actions de prévention contre l'absentéisme (0,6% de la masse salariale) 
sourcewww.goodwill-management.com/fr/goodnews

Contrer les facteurs de l’absentéisme

61 % des DRH observent que les 3 principaux facteurs d’absentéisme sont la démotivation des salariés (25 %), la faible implication dans le travail (22 %) et le faible sentiment d’appartenance à l’organisation (13 %). Heureusement, il existe des solutions efficaces pour valoriser le capital humain des PME et créer une dynamique positive au sein des équipes. Le dirigeant peut choisir de mettre en place des actions de formation. Cette solution implique les salariés dans le cadre de projet d’évolution professionnelle et permet de mener à bien de nouvelles orientations pour l’entreprise. Une autre solution est d’intégrer un dispositif de « comité d’entreprise » externalisé, alternative à l’augmentation de salaires qui valorise le salarié et son entourage, le fidélise et renforce son sentiment d’appartenance à l’entreprise. L’ensemble de ces actions visent à améliorer la motivation pour mieux servir la mobilisation et la volonté de faire avancer l’entreprise. Elles ont, pour finir notre exemple, un impact direct sur l’absentéisme.

Réduire les coûts hors-métier

Les coûts visibles sont inscrits dans la comptabilité générale. La plupart du temps, les dirigeants de PME s’attachent à traquer les coûts des achats métiers qu’ils maîtrisent parfaitement. Mais qu’en est-il des autres dépenses, indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise, et que l’on a trop souvent tendance à négliger ? Il faut savoir que ces coûts annexes, que nous appellerons les achats hors-production ou hors-métier représentent en moyenne 10 à 15 % du chiffre d’affaires de l’entreprise. Le Groupement Novalto a publié, lors d’un récent sondage auprès de 500 dirigeants de PME, un chiffre caractéristique : 46 % des dirigeants interrogés ignorent le pourcentage que représentent ces coûts dans leur PME. Or, plus de 50 % des commandes passées dans une PME sont des achats hors-production : des frais généraux comme les fournitures de bureau, la mutuelle santé, les assurances, la téléphonie… mais également des achats périphériques de production comme l’intérim, la location de matériel, les contrôles réglementaires, les fournitures industrielles. Ces coûts sont souvent minimisés et considérés comme une fatalité. Par manque de temps ou de personnes qualifiées, le dirigeant ne dispose que d’un levier d’action très limité pour réduire ce type de frais.

Améliorer sa trésorerie : bonnes idées et mauvais conseils

Il existe pourtant diverses solutions pour réduire ses frais hors-métier et augmenter sa rentabilité rapidement mais qui ne sont pas adaptées à toutes les organisations. Recruter un acheteur est une excellente idée dans une grande entreprise mais au sein d’une PME, cette solution est souvent disproportionnée car elle n’apporte pas à l’entreprise un poids de négociation supérieur. Sensibiliser ses collaborateurs est un impératif à respecter, faute de quoi, aucune des stratégies achats ne sera bien appliquée. Avoir recours à un « cost-killer » (tueur de coûts) est une option très efficace mais là aussi peu appropriée à la PME, les budgets frais généraux des petites PME étant souvent trop faibles pour leur être profitables. Enfin, l’adhésion à un groupement d’achat s’avère être une solution adaptée aux PME. Le groupement fonctionne sur la mutualisation des forces. Les PME, en se rassemblant, obtiennent une puissance de négociation identique à celle des grands groupes. Et l’on découvre alors de véritables gisements d’économies. Il existe de nombreuses solutions pour améliorer sa rentabilité et renforcer sa compétitivité, alors ne passons pas à côté !

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