Traduit par Vincent van Heesewijk
Je travaille avec des clients depuis plus de 20 ans et, sans aucun doute, les plus prospères d'entre eux comptent sur les données pour les aider à gérer leur entreprise. Mais vous pourriez être surpris de l'origine des données.
Ce n'est pas à partir d'un état financier. Pour un propriétaire de petite entreprise, les états financiers sont généralement inutiles. Ils sont préparés des mois après le fait. Ils montrent un instantané d'une période historique qui est habituellement longue. Et ils ont été modifiés et reconfigurés par les comptables pour refléter les normes comptables qui n'ont généralement pas beaucoup de liens avec le monde réel pour la plupart d'entre nous. Les banques et les investisseurs peuvent consulter les états financiers dans leur documentation pour approuver le financement. Mais les propriétaires d'entreprises intelligentes ne le font pas. Au lieu de cela, ils s'appuient sur un autre rapport.
Un rapport quotidien appelé The Flash.
Le rapport Flash est également un instantané. Sauf que c'est un instantané quotidien. Sa page contient les informations les plus importantes dont un chef d'entreprise a besoin pour gérer son entreprise. Quel genre d'information? Cela dépend de votre entreprise.
Mais les chiffres de base sont toujours là: l'argent à la banque, les comptes débiteurs ouverts et les comptes créditeurs, les revenus de l'année. Ensuite, il y a d'autres numéros qui sont propres au propriétaire de l'entreprise: achats à ce jour, heures supplémentaires cette semaine, commandes ouvertes prêtes à être expédiées, commandes retardées, ventes prévues, heures de travail hebdomadaires, heures facturables du mois, Facebook aime, retours ou plaintes ou prospects générés cette semaine.
Vous devriez connaître les chiffres. Ce sont les chiffres dont vous avez besoin chaque matin afin que vous ayez un pouls sur votre entreprise. Si vous ne pouvez pas me dire ce qu'ils sont en ce moment, considérez ceci comme un appel de réveil.
Ce n'est pas quelque chose qu'un comptable doit préparer. La plupart de mes clients ont une personne administrative qui s'approprient le Flash Report quotidien. On leur enseigne où recueillir l'information. Certains viendront de votre système de comptabilité. Les autres données proviendront de vos bases de données de gestion de relation client ou de service. Votre responsable d'entrepôt peut avoir besoin d'envoyer quelques numéros de sa feuille de calcul. Peut-être provient-il de l'un de vos sites Web de médias sociaux ou d'un autre système en nuage que vous utilisez.
Ce n'est pas un exercice comptable. C'est un exercice consistant à rassembler des données sur une seule page d'information. Une fois que cela est fait à quelques reprises, cela prend habituellement quelques minutes chaque jour pour terminer.
Le rapport devrait être simple. Pas de graphiques ou de graphiques. Pas de systèmes complexes. La plupart de mes clients reçoivent un bout de papier (rappelez-vous les?) Sur leur bureau chaque matin avec les chiffres écrits ou tapés manuellement, ou ils reçoivent une feuille de calcul très simple, une colonne par courriel qui peut être rapidement défilée. Il n'est pas nécessaire d'acheter un logiciel de «business intelligence» ou d'autres bêtises. Non que ces applications ne soient pas utiles et puissent fournir des informations plus détaillées pour le gestionnaire qui en a besoin. Mais toi? Vous êtes un propriétaire d'entreprise. Vous avez besoin du résumé dans un format facile à digérer. C'est ce que fait un bon Flash Report quotidien.
Les benchmarks sont toujours nécessaires. Comment savez-vous si votre solde de trésorerie est bon à moins que vous ne le compariez à ce que vous aviez en début d'année? Comment savez-vous si vos ventes cumulatives sont en avance par rapport à l'année dernière, à moins que l'on vous montre les ventes de l'année précédente à ce jour? Comment faites-vous si votre arriéré est maintenant aussi fort qu'il l'était il y a un an?
Un Flash Report quotidien est inutile, sauf si vous avez quelque chose à comparer. Donc, celui qui prépare ce rapport doit extraire les données des périodes précédentes pour les afficher avec les informations les plus récentes. Chaque année, tant que vous gardez le rapport de chaque jour dans le dossier, ceci devient plus facile et plus facile.
Vous savez que vos systèmes ne sont pas comme les gros. Vous ne pouvez pas générer un compte de résultat fiable à la pression de vos doigts. Vous n'avez pas une équipe de comptables internes qui surveillent de près vos finances. Mais les bonnes nouvelles sont que, parce que vous gérez une petite entreprise, vos besoins ne sont pas aussi compliqués. En fin de compte, peu importe les activités que vous menez, une entreprise est une entreprise, alors un simple Flash Flash d'une page est généralement suffisant pour que chacun puisse garder un œil sur le ballon.
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